Rechnungen schreiben: Korrekte fortlaufende Rechnungsnummern sind für Ihr Unternehmen überlebenswichtig

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Wenn Sie Rechnungen schreiben, kommt immer § 14 Umsatzsteuergesetz ins Spiel. Dort schreibt Ihnen der Fiskus die Rechnungspflichtangaben vor.

Der Fall, den der Bundesfinanzhof verhandelte oder, richtiger gesagt, nicht verhandelte, dreht sich um ein Unternehmen, bei dem ein Betriebsprüfer entdeckt hatte, dass für einige Rechnungen aus den Jahren, die er prüfte, keine Rechnungsnummern vorlagen.

Beispiel: Es gab die 123-2014, 124-2014 und 128-2014. Die Rechnungsnummern dazwischen (125, 126, 127) waren nicht vergeben oder die entsprechenden Rechnungen verschwunden.

 

Was machte der Betriebsprüfer: Er belegte den zu versteuernden Gewinn des Unternehmens aus den entsprechenden Jahren mit einem Sicherheitszuschlag von 2,5 % der Erlöse. Auf diese „Erlöse“ musste der Unternehmer nun Steuern nachzahlen. Ob es diese Erlöse tatsächlich gab, spielte keine Rolle.

 

Korrekte Rechnungsnummern beim Rechnungen schreiben schützen Sie vor Aufschlägen

 Natürlich klagte der Unternehmer vor dem Finanzgericht. Aber: Seine Klage blieb ohne Erfolg (Sächsisches Finanzgericht, 24.5.2016, Az. K 1238/12). Gegen das Urteil wollte der Unternehmer weiter vorgehen. Doch der Bundesfinanzhof ließ die Berufung nicht zu. Die Hinzuschätzung sei korrekt. 2,5 % als Sicherheitszuschlag, wenn die Ausgangsrechnungen nicht korrekt sind, sind nicht zu beanstanden. Wie teuer dieser „Spaß“ werden kann, zeigt das Folgende:

Beispiel: Ihr Unternehmen erzielt einen Netto-Umsatz von 800.000 €. Bareinnahmen fallen in Ihrem Unternehmen in Höhe von rund 4.000 € im Jahr an. Im Rahmen einer Prüfung wird festgestellt, dass Ihre Rechnungen nicht fortlaufend nummeriert sind bzw. nicht vollständig vorliegen.

 

Aufgrund dieser Feststellungen erhöht der Prüfer Ihre Erlöse um 20.000 € (2,5 % von 800.000 €) zzgl. Umsatzsteuer je Jahr. Doch es kann auch mehr werden: Ursprünglich hatte der Prüfer sogar 5 % verlangt. Das konnte der Unternehmer herunterhandeln.

So hatte der BFH nicht darüber zu entscheiden, ob auch 5 % Zuschätzung möglich gewesen wären. Diese Gefahr ist also immer noch gegeben.

 

Rechnungen schreiben: So wenden Sie die Gefahr ab

  1. Achten Sie darauf, dass Sie wirklich fortlaufende Rechnungsnummern vergeben (siehe unten).
  2. Speichern Sie alle Rechnungen in Ihrer Software oder einem speziellen Datei- Ordner ab.
  3. Sichern Sie diese Daten regelmäßig vor Verlust und stellen Sie sicher, dass diese Daten auch noch in ein paar Jahren lesbar sind – bewahren Sie ggf. die entsprechende Software auf.
  4. Achten Sie darauf, dass die Rechnungsnummern in Ihrer Buchhaltung erfasst werden.
  5. Bewahren Sie Fehldrucke von Rechnungsnummern (z.B. aus einer eventuell von Ihnen verwendeten Registrierkasse) ebenfalls auf und speichern Sie sie ab.

Im Fall einer Beanstandung können Sie die vollständige Erfassung Ihrer Rechnungsnummern nachweisen und entgehen so einer Zuschätzung durch Ihr Finanzamt.

 

Wie Sie bei den fortlaufenden Rechnungsnummern wirklich immer alles richtig machen

Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen und Buchstaben bestehen. Sie darf zur Identifizierung der Rechnung nur einmalig pro Jahr vergeben werden. Sie können z.B. die Jahreszahl (z.B. 2017) mit einer fortlaufenden Nummer (z.B. 58) wie folgt kombinieren: 201758 bzw. 2017-058. Sie können auch Buchstaben verwenden, z.B. 2017A0058. Verträge über Dauerleistungen werden in der Regel als Rechnungen anerkannt, z.B. ein Leasing- oder Mietvertrag.

Enthält der Vertrag eine einmalige Nummer (z.B. Wohnungs-, Objekt-, Miet- oder Vertragsnummer), wird diese Nummer auch als Rechnungsnummer anerkannt. Es ist daher nicht erforderlich, dass die Zahlungsbelege (Lastschriften oder Überweisungen) gesonderte fortlaufende Nummern erhalten.

 

Was Sie bei der Aufbewahrung von Rechnungen beachten müssen

Sie müssen von jeder Ausgangsrechnung ein Doppel erstellen und dieses über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren (§ 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Ihre eigenen Rechnungen und für alle Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmern (ggf. auch von Privatpersonen) erhalten haben.

Die Rechnungen müssen darüber hinaus über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren lesbar sein.

Tipp: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

 

Rechnungen schreiben: So sind alle Rechnungspflichtangaben enthalten

 

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

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