Rechnungen schreiben: 7 Maßnahmen für sicheren Geldeingang

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Zeigen Sie dem Kunden schon in der Rechnung, bis wann Sie den Geldeingang erwarten oder was Sie vorab zahlungstechnisch vereinbart haben.

Direkt der wichtigste Ratschlag vorweg: Treffen Sie in Angeboten/Verträgen eine klare Vereinbarung über die Fälligkeit Ihrer Forderung

So könnte Ihre Vereinbarung zum Beispiel aussehen:

Der Betrag wird nach vollständiger Lieferung/Leistung in Rechnung gestellt und sofort (oder: „innerhalb von 7 Tagen“ oder: „innerhalb von 7 Tagen mit 2 % Skonto oder innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“) zur Zahlung fällig.

 

Wenn Sie vertragsgemäß und korrekt geliefert oder geleistet haben, schieben Sie die Abrechnung nicht auf die lange Bank. Spätestens nach drei bis fünf Tagen sollte Ihre Rechnung beim Kunden eingehen. Wenn Sie die Rechnung erst viele Tage oder gar Wochen später losschicken, signalisieren Sie: „Mit dem Geldeingang habe ich es nicht so eilig.“

 

Rechnungen schreiben: Geben Sie auch in der Rechnung die genaue Fälligkeit an

Haben Sie „zahlbar sofort“ vereinbart, schreiben Sie das in die Rechnung. Geben Sie ansonsten den genauen Zahlungstermin an. Also nicht: „zahlbar innerhalb von 7 Tagen“, sondern „zahlbar bis zum 18.4.2018“. Ein konkretes Datum wirkt immer verbindlicher.

Lässt Ihr Kunde den Fälligkeitstag ohne Zahlung verstreichen, gerät er allein dadurch noch nicht in Verzug.

Rechtliche Schritte einleiten und Verzugszinsen fordern können Sie in aller Regel erst, wenn ihm eine Mahnung mit konkreter Fristsetzung und unter Verwendung des Begriffs „Mahnung“ von Ihnen zugegangen ist (eine „Zahlungserinnerung“ ist noch keine Mahnung).

Oder wenn nach Fälligkeit und Zugang Ihrer Rechnung 30 Tage vergangen sind (§ 286 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)). Das gilt aber nur bei Geschäftskunden, wenn Ihr Kunde also rechtlich ein Kaufmann ist. Bei Privatkunden müssen Sie, damit Ihr Kunde nach 30 Tagen ebenfalls automatisch in Verzug gerät, über diese Rechtsfolge informiert haben.

Vergessen Sie also nicht den Hinweis beim Rechnungen schreiben: „Bei Nichtzahlung geraten Sie auch ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.“

 

Schreiben Sie zuerst eine Zahlungserinnerung und dann eine Mahnung

Ist der Zahlungstermin fruchtlos verstrichen, warten Sie keine 30 Tage, sondern nur etwa eine Woche ab. Auch wenn sich Ihr Kunde, rechtlich gesehen, dann noch nicht in Verzug befindet, können Sie ihm eine Zahlungserinnerung schicken. Beziehen Sie sich darin auf Ihre Rechnung vom …, und bitten Sie ohne Behördendeutsch und Floskeln um Begleichung.

Achtung: Bei besonders guten Kunden empfehle ich den Griff zum Telefon. Falls Sie es „verspielt“, aber besonders effizient mögen: Lassen Sie Ihre Buchhalterin oder Ihre Frau/Mann anrufen:„Hallo Herr Müller, mein Mann, Herr XX (also Sie) hat mich gebeten, mal nachzuhaken, ob seine Rechnung angekommen ist. Er macht sich Sorgen, weil Sie doch sonst immer pünktlich zahlen, jetzt aber noch ein Betrag von xx offen ist.“

Gerade wenn Sie mit einem Kunden bereits etwas „enger“ sind, vielleicht sogar schon freundschaftlich umgehen, kann diese indirekte Variante vorteilhaft sein. Schließlich heißt Freundschaft nicht, dass Sie auf Ihr Geld warten müssen, nur weil man sich kennt. Ausflüchte gegenüber einem Dritten fallen dem Gegenüber schwerer.

 

Rechnungen schreiben: Immer noch kein Geld? Jetzt werden Sie deutlich

Reagiert Ihr Kunde innerhalb der nächsten zwei Wochen auf Ihre Zahlungserinnerung nicht, schreiben Sie ihm eine Mahnung. Um ihn aufzurütteln, hat es sich bewährt, sich dabei nicht einfach an „Schema F“ zu halten, sondern kreativ zu werden: Fällt ihm Ihre Mahnung auf, rückt Ihr Anliegen viel besser in sein Bewusstsein. Wenn er überhaupt zahlungswillig ist, wird er daraufhin in den allermeisten Fällen den offenen Betrag überweisen.

Reagiert Ihr Kunde auch auf die erste und ggf. zweite Mahnung nicht, brauchen Sie nicht weiter zu mahnen. Dann hilft nur noch der überdeutliche Hinweis: bis hierhin und nicht weiter. Machen Sie Folgendes: Füllen Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid vollständig aus. Bevor Sie diesen ans Gericht senden, schicken Sie dem Kunden eine Kopie – gewissermaßen als letzte Mahnung.

Ignoriert der Kunde Ihre Forderung jetzt immer noch, machen Sie ernst, wenn Sie Ihre Forderung nicht abschreiben möchten. Noch eine Mahnung ist nur noch verschwendete Zeit.

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

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