Einkommensteuer: 7 Checklisten, was Sie als Betriebsausgaben absetzen können

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Jede betriebliche Ausgabe senkt Ihre Einkommensteuerlast. Dieser Beitrag gibt Ihnen Checklisten an die Hand, damit Sie keine Position vergessen.

Vorab noch ein allgemeiner Hinweis zur Umsatzsteuer: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, setzen Sie Ihre Netto-Betriebsausgaben ab. Von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer ist eine gesondert zu erfassende Betriebsausgabe (siehe Checkliste 5). Als nicht umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer erfassen Sie Ihre Betriebsausgaben mit den Brutto-Beträgen.

 

Denken Sie bei der Einkommensteuer unbedingt an Ihren Wareneinkauf

So gut wie jeder Unternehmer hat Ausgaben für „Waren, Roh- und Hilfsstoffe“. Diese Positionen betreffen nämlich das Angebot, das Sie für Ihre Kunden bereithalten bzw. anfertigen:

Handelswaren: Das sind die zum Weiterverkauf an Ihre Kunden eingekauften Artikel. Die Einkaufskosten sind – unabhängig von ihrer Höhe – Betriebsausgaben.

Roh- und Hilfsstoffe: Sie produzieren Güter für Ihre Kunden? Alle dafür nötigen Stoffe (z.B. Holz, Fertigteile, Nägel, Leim etc.) setzen Sie ab. Vergessen Sie auch Positionen wie Schmiermittel und Verschleißteile von Maschinen nicht, z.B. Bohröl, einen Satz neuer Bohrer.

Verbrauchsmaterial: Auch wenn Sie keine Güter produzieren, verbrauchen Sie in Ihrem Betrieb Roh- und Hilfsstoffe. Sämtliches Büromaterial fällt hierunter, z.B. Papier, Toner, Tinte etc.

Nebenkosten: Zu den Nebenkosten der Waren, Roh- und Hilfsstoffe zählen z.B. die Kosten für Verpackungsmaterial, Lieferungen, Transportversicherungen sowie Zölle und Einfuhrabgaben, soweit sie angefallen sind.

 

Achten Sie bei der Einkommensteuer auf Fremdleistungen und Personalkosten

Der Arbeitsaufwand, den viele Selbständige und Unternehmer betreiben, um ihr Geschäft am Laufen zu halten, ist enorm. Wenn auch Sie sich deshalb von Mitarbeitern oder anderen Selbständigen Unterstützung holen, können Sie einen Teil der anfallenden Kosten absetzen.

Fremdleistungen: Erfassen Sie Ausgaben für Subunternehmer, freie Mitarbeiter, Leiharbeit, Fertigungslizenzen etc.

Gehälter und Löhne: Absetzbar sind die Brutto- Beträge (einschließlich Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Arbeitnehmer-Anteil an den Sozialabgaben), die Sie eigenen Mitarbeitern auszahlen.

Lohnnebenkosten: Sie als Arbeitgeber tragen über den Brutto-Lohn hinaus weitere – absetzbare – Kosten, nämlich vor allem den Arbeitgeber-Anteil an den Sozialabgaben, verschiedene Umlagen sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Müssen Sie – etwa für 450-€-Jobber – pauschale Sozialabgaben leisten, machen Sie auch diese Pauschalen geltend.

Freiwillige Arbeitgeber-Aufwendungen: Sie gewähren Ihren Mitarbeitern Gehaltsextras wie z.B. einen Kindergartenzuschuss? Sie überreichen Aufmerksamkeiten wie z.B. ein Geburtstagsgeschenk? Sie stellen den Mitarbeitern im Betrieb Obst und Getränke zur Verfügung?

Kosten für solche Aufwendungen sind Betriebsausgaben. (Unerheblich für den Betriebsausgabenabzug ist, ob der Mitarbeiter von der Zuwendung einen geldwerten Vorteil hat, für den dann ggf. Steuern und Sozialabgaben anfallen).

 

Senken Sie Ihre Einkommensteuer durch Absetzung für Abnutzung (AfA) der Wirtschaftsgüter

Wirtschaftsgüter, die Ihrem Betrieb länger als ein Jahr dienen sollen, zählen zu Ihrem Anlagevermögen. Nutzen sich solche Wirtschaftsgüter durch den Gebrauch ab, dürfen Sie diese Wertminderung – Absetzung für Abnutzung (AfA) genannt – als Betriebsausgabe geltend machen, wozu man auch „abschreiben“ sagt.

Zur Ermittlung der Abschreibungsbeträge gibt es sehr detaillierte Regeln. Das in der Praxis Wichtigste in der Zusammenfassung:

AfA: Kosten bewegliche Wirtschaftsgüter mehr als 1.000 € netto, schreiben Sie sie monatsgenau über die Jahre der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle ab.
Beispiel: Sie kaufen am 2.5.2018 einen PC für 1.080 €, der über 3 Jahre abzuschreiben ist; dann setzen Sie im Jahr 2018 (1.080 € : 36 Monate x 8 Monate Mai bis Dezember =) 240 € als AfA ab.

Sonder-AfA: Als kleiner Betrieb dürfen Sie zudem eine Sonder-AfA nach § 7g EStG bilden: 20 % der Kosten beliebig verteilt auf die ersten 5 Jahre der Nutzung.
Beispiel: Von den PC-Kosten (1.080 €) setzen Sie bereits im Jahr 2018 zusätzlich zur AfA von 240 € die volle Sonder-AfA von 216 € (= 20 % von 1.080 €) ab.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter mit Kosten von bis zu 410 € netto dürfen Sie bereits im ersten Jahr voll abschreiben.
Beispiele: Bohrmaschine für 80 €, Büro-Kaffeeautomat für 300 €.

Sammelposten als Gestaltungsalternative: Sie können auch alle selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter mit Kosten von mehr als 150 € bis zu 1.000 € netto in einem jährlichen Sammelposten zusammenfassen und diesen einheitlich über 5 Jahre abschreiben – das aber nur, wenn Sie in dem betreffenden Jahr auf den Sofortabzug von GWG mit Kosten von 150 € bis zu 410 € verzichten.
Beispiel: Ihr Sammelposten 2018 besteht aus 4 Wirtschaftsgütern à 160 €, 240 €, 700 € und 900 € – das sind 2.000 €. Davon schreiben Sie 2018 bis 2022 je 400 € ab. Im Jahr 2018 dürfen Sie dann daneben nur solche Güter als GWG absetzen, die bis zu 150 € netto kosten.

Gebrauchte Güter: Kaufen Sie ein gebrauchtes Wirtschaftsgut, können Sie den Kaufpreis genauso wie bei neuen Wirtschaftsgütern absetzen bzw. abschreiben.

Privateinlagen: Vergessen Sie nicht, die AfA solcher Güter geltend zu machen, die Sie aus dem Privat- in Ihr Betriebsvermögen einlegen. Bemessungsgrundlage für die Abschreibung ist im Regelfall der Teilwert, also – grob gesagt – der geschätzte Marktwert.

Ist ein Gut jedoch weniger als 3 Jahre alt oder wurde es zuvor schon einmal betrieblich genutzt und abgeschrieben, müssen Sie den Einlagewert nach speziellen Regeln ermitteln (§§ 6 Abs. 1 Nr. 5 und 7 Abs. 1 Satz 5 EStG).

 

Mit diesen Arbeitsmitteln können Sie klassischerweise Einkommensteuer sparen

 Abschreiben dürfen Sie sämtliche beweglichen Wirtschaftsgüter Ihres Anlagevermögens, die Sie unmittelbar für Ihre Tätigkeit einsetzen. Das sind Geräte und Maschinen (Werkzeuge eines Handwerkers, Registrierkasse eines Händlers etc.), Bürotechnik (Fax-, Kopiergerät etc.) und Büromöbel (Schreibtisch, Regal etc.). Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie Ihr Büro preiswert ausstatten oder sich für Designermöbel entscheiden. Sie können sogar eine Antiquität abschreiben, wenn Sie sie nicht nur zur Ausschmückung, sondern als Arbeitsmittel nutzen (BFH, 31.1.1986, Az. IV B 78/82).

Computer: Eine Computer-Anlage besteht aus Zentraleinheit, Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Modem etc. Die einzelnen Teile sind nicht selbstständig nutzbar. Daher scheidet die Sofortabschreibung einzelner Teile als GWG oder deren Abschreibung im Sammelposten aus.

Ausnahme: Externe Datenspeicher (z.B. USB-Sticks) und Multifunktionsgeräte (z.B. Drucker, Scanner, Kopierer und Fax in einem Gerät) können Sie ggf. als GWG oder im Sammelposten abschreiben. Eine Computer-Anlage, die insgesamt mehr als 1.000 € netto kostet, schreiben Sie nach der amtlichen Abschreibungstabelle monatsgenau über 3 Jahre ab.

Fahrzeuge: Kosten für Nutzfahrzeuge schreiben Sie ab. Legen Sie einen Pkw in Ihr Betriebsvermögen ein, machen Sie auch für diesen Geschäftswagen die AfA geltend. Beachten Sie jedoch, dass Sie Ihre Privatnutzung zu versteuern haben, wenn Sie den Geschäftswagen nicht nachweislich zu mindestens 90 % betrieblich nutzen.

Software: Kaufen Sie einen PC zusammen mit System-Software zu einem einheitlichen Paketpreis, wird beides als Einheit behandelt (BFH, 8.2.1996, Az. III R 76/90). Sie schreiben die Software dann zusammen mit der Hardware ab. Eine Anwender-Software (z.B. MS Office, Virenschutz-Programme etc.) ist jedoch ein eigenständiges immaterielles Wirtschaftsgut und steuerlich gesondert zu behandeln (BFH, 15.6.2004, Az. VIII R 42/03). Betragen die Anschaffungskosten bis zu 410 € netto, behandeln Sie die Software wie ein GWG und setzen sie ggf. sofort ab. Ist eine Software teurer, schreiben Sie sie als immaterielles Wirtschaftsgut ab, und zwar Anwender-Software über 3 Jahre und individuelle ERP-Software (z.B. SAP) über 5 Jahre (BMFSchreiben, 18.11.2005, Az. IV B 2-S 2172-37/05).

 

Einkommensteuer sparen: Bei den Kosten für betriebliche Räume und Grundstücke sollten Sie unterscheiden

Unterscheiden Sie 3 Situationen:

  1. Sie betreiben Ihr Unternehmen in von der Privatwohnung getrennten Räumen? Dann sind Ihre Raumkosten voll absetzbar.
  2. Sie arbeiten (auch) von zu Hause aus? Dann gibt es Einschränkungen beim häuslichen Arbeitszimmer.
  3. Sie führen wegen Ihres Betriebs einen doppelten Haushalt? Dann setzen Sie die Kosten für die Unterkunft am Ort des Betriebs als Raumkosten ab.

Miete/Pacht: Solche Kosten für Geschäftsräume oder betrieblich genutzte Grundstücke sind Betriebsausgaben. Das gilt auch für Umlagen und Nebenkosten.

Eigentum: Sie können die Kosten für das Grundstück, das sich nicht abnutzt, gar nicht absetzen. Für ein betriebliches Gebäude machen Sie Absetzungen für Abnutzungen (AfA) geltend. Haben Sie die Anschaffung finanziert, können Sie die Schuldzinsen absetzen.

Betriebliche Räume in der Privatwohnung: Handelt es sich um eine Praxis, eine Verkaufsstelle oder ein Lager, setzen Sie Ihre Raumkosten anteilig nach Quadratmetern ab. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind nur beschränkt absetzbar.

Doppelte Haushaltsführung: Sie unterhalten einen Haupthaushalt, der Ihren Lebensmittelpunkt ausmacht, und brauchen zusätzlich eine Unterkunft an dem Ort, an dem Sie betrieblich tätig sind? Dann dürfen Sie die angemessenen Kosten dieser Unterkunft (z.B. Miete, Hotelkosten) absetzen.

 

Sie können noch viele weitere Ausgaben unbeschränkt bei der Einkommensteuer absetzen

In den meisten Unternehmen gibt es noch viele weitere Positionen, die unbeschränkt absetzbar sind – denken Sie vor allem an diese Kosten (aufgeführt in der Reihenfolge, die die amtliche „Anlage EÜR“ vorgibt):

Telekommunikation im Betrieb: Hierbei geht es um die laufenden Kosten, also vor allem die Monatsrechnungen (Festnetz-Telefonie, Handy, Internet) sowie Wartungen und Reparaturen Ihrer Anlagen. Achtung: Sie als Unternehmer müssen Ihre Privatnutzung als Einnahme versteuern (Faustformel: 10 % der Monatsrechnung, höchstens 15 €)!

Telekommunikation im Home-Office: Wenn Sie Ihren privaten Anschluss zu Hause gelegentlich für betriebliche Zwecke nutzen, können Sie die betrieblichen Kosten dafür pauschal abrechnen: Sie dürfen monatlich bis zu 20 % der Brutto-Rechnung, höchstens jedoch 20 €, als Betriebsausgaben absetzen (R 3.50 Abs. 2 LStR). Ist der betriebliche Anteil an Ihren privaten Telefon- und Internet-Kosten höher, schätzen Sie ihn mit einen Prozentsatz (BFH, 21.11.1980, Az. VI R 202/79), den Sie dem Finanzamt auf Nachfrage glaubhaft machen müssen.

Fortbildungen: Fortbildungen aus betrieblichen Anlässen sind in vollem Umfang absetzbar. Die Fortbildung ist dann betrieblich veranlasst, wenn Sie damit höhere oder zusätzliche Einkünfte anstreben. Fortbildungen, die auch Ihre private Lebensführung und Persönlichkeitsentwicklung betreffen, sind nicht abzugsfähig. (Beispiel: „Rhetorik-Kurs“ = nicht absetzbar; „Rhetorik für Unternehmer – So erzielen Sie größeren Geschäftserfolg“ = absetzbar.)

Fachliteratur: Kosten hierfür zählen Sie zu den Fortbildungskosten. Ihre Aufwendungen für Ihr „Handbuch für Selbstständige & Unternehmer“ können Sie absetzen (BFH, 23.05.1989, Az. XR 6/85). Ob ein Buch oder eine Zeitschrift als Fachliteratur eingestuft wird, hängt wesentlich davon ab, welche Bedeutung der Inhalt für Ihre Tätigkeit hat; Ihr privater Nutzen darf nicht mehr als 10 % ausmachen. Deshalb werden allgemeinbildende Zeitschriften, Tages- und Wochenzeitungen in aller Regel nicht als abzugsfähig anerkannt. Auf Rechnungen müssen Ihr Name und der Titel der Fachliteratur stehen.

Rechts- und Steuerberatung, Buchführung: Honorare (inklusive Nebenkosten) für Beratungen und Dienstleistungen in betrieblichen Angelegenheiten setzen Sie uneingeschränkt ab – egal, ob die Beratung erfolgreich war oder nicht. Der Anteil der Steuerberatergebühr für den privaten Teil Ihrer Steuererklärung ist nicht absetzbar. Entstehen Notar- oder Rechtsanwaltskosten im Zusammenhang mit einem Kaufvertrag für ein Wirtschaftsgut Ihres Anlagevermögens, zählen sie zu den Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts und müssen mit diesem abgeschrieben werden.

Schuldzinsen: Haben Sie einen Kredit für die Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern Ihres Anlagevermögens aufgenommen, sind die Zinsen unbeschränkt absetzbar. Übrige Schuldzinsen, etwa für einen Kontokorrent- bzw. Betriebsmittelkredit, sind insgesamt bis zu 2.050 €/Jahr absetzbar; bei höheren übrigen Schuldzinsen müssen Sie prüfen, ob Sie Überentnahmen getätigt, also mehr als die Summe von Gewinn und Einlagen aus dem Betrieb entnommen haben. Zinsen in Höhe von 6 % der Überentnahmen sind nicht absetzbar (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Vorsteuerbeträge: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, erfassen Sie Ihre sämtlichen Betriebsausgaben mit den Netto-Beträgen. Die Vorsteuer, die Sie an andere Unternehmer gezahlt haben, fassen Sie pro Jahr als Betriebsausgabe zusammen. Gleiches gilt für die Umsatzsteuer-Beträge, die Sie an das Finanzamt abführen. (Von Ihren Kunden eingenommene oder vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuern haben Sie im Gegenzug als Einnahmen zu erfassen.)

 

Weitere Bereiche, in denen Sie Einkommensteuer sparen können

Alle möglichen Betriebsausgaben, die uneingeschränkt abzugsfähig sind, können hier nicht vollständig aufgezählt werden. Im amtlichen EÜR-Formular fassen Sie weitere Ausgaben, für die kein Feld vorgesehen ist, unter „Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ zusammen. Denken Sie dabei vor allem noch an die folgenden häufig vorkommenden Positionen:

Berufsbekleidung: Absetzbar ist typische Berufskleidung für Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter. Sie können die Anschaffungskosten und auch die laufenden Kosten fürs Waschen oder Reinigen geltend machen. Waschen Sie solche Kleidung in Ihrer privaten Waschmaschine, dürfen Sie die Kosten schätzen und absetzen (Strom- und Wasserverbrauch, Waschmittel, Bügelspray etc.; BFH, 29.6.1993, Az. VI R 53/92). Beachten Sie: Nicht abzugsfähig ist bürgerliche Kleidung, die Sie üblicherweise auch privat tragen: weiße Hemden, weiße Socken, T-Shirts, Anzüge, Kostüme etc.

Berufsverbände: Ihre Beiträge an einen Berufsverband sind Betriebsausgaben, wenn er Ihre berufsspezifischen Interessen vertritt, wie z.B. der Verband der freien Berufe. Nicht abziehbar sind dagegen Beiträge für Sportvereine, gesellige Vereine, Lions Club usw. – auch dann nicht, wenn die Mitgliedschaft neben dem privaten Vergnügen auch der geschäftlichen Repräsentation oder der Anbahnung und Pflege geschäftlicher Beziehungen dient.

Geldbeschaffungskosten: Abschluss-, Beratungs- und Bereitstellungsgebühren, Kreditprovisionen etc. sind keine Zinsen, sondern als einmalige Aufwendungen für die Beschaffung von Kreditmitteln sofort absetzbar (BFH, 15.12.1999, Az. X 23/95).

Instandsetzungen, Reparaturen: Aufwendungen für die laufende Instandhaltung und Instandsetzung betrieblicher Gegenstände setzen Sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben ab. Das betrifft z.B. sämtliche Reparaturen und Wartungsarbeiten.

Umzüge: Ziehen Sie aus einem betrieblichen Grund in eine neue Betriebsstätte und/oder Privatwohnung um, sind die Umzugskosten absetzbar (BFH, 17.12.2002, Az. VI R 188/98). Dazu zählen Speditionskosten, Reisekosten, bei doppelter Mietzahlung die Miete für die alten Betriebsräume bzw. Wohnräume für maximal 6 Monate und die Maklergebühren für die Vermittlung der neuen Betriebsräume/Privatwohnung. Weitere Kosten setzen Sie in Form von Pauschalen ab, und sogar Nachhilfeunterricht wegen eines Umzugs können Sie mit bis zu 1.612 € pro Kind geltend machen (BMFSchreiben vom 30.12.2010, Az. IV C 5 – S 2353/08/10007).

Werbemaßnahmen: Zur Werbung gehören z.B. Aufwendungen für Anzeigen in Zeitungen, Zeitschriften und dem Internet, für die Präsentation Ihres Angebots im Internet, für Fernseh-, Rundfunk- und Kinowerbung, Google Adwords, Plakatwerbung, Postwurfsendungen, Werbebriefe, Werbeveranstaltungen etc. Diese  Aufwendungen ziehen Sie als Betriebsausgaben ab.

 

Diese beschränkt abziehbaren Ausgaben senken ebenfalls Ihre Einkommensteuerlast

Vor allem die folgenden 4 Positionen, die in fast jedem Unternehmen auftauchen, müssen Sie in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Anteil aufteilen:

Geschenke an Geschäftspartner: Absetzen können Sie Geschenke aus geschäftlichem Anlass bis zum Betrag von 35 € pro Jahr und Geschäftspartner. Überschreiten Sie die Grenze nur um 1 Cent, sind Geschenke an diesen Geschäftspartner gar nicht abzugsfähig.

Geschäftsessen: 70 % Ihrer Kosten für Bewirtungen von Nicht-Mitarbeitern aus betrieblichem Anlass können Sie als Betriebsausgaben geltend machen – den Rest buchen Sie als nicht abzugsfähig.

Verpflegungsmehraufwendungen: Ihre tatsächliche Verpflegung auf Geschäftsreisen und bei doppelter Haushaltsführung ist nicht abzugsfähig, wohl aber Pauschalen hierfür.

Häusliches Arbeitszimmer: Handelt es sich bei einem betrieblich genutzten Raum innerhalb Ihrer Privatwohnung um ein „häusliches Arbeitszimmer“, gelten Abzugsbeschränkungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG): Sie dürfen die Raumkosten nur dann voll absetzen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet. Steht Ihnen für Büroarbeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, machen Sie pro Jahr bis zu 1.250 € der Raumkosten geltend. In allen anderen Fällen sind Ihre Arbeitszimmerkosten nicht abzugsfähig.

 

Auch Kraftfahrzeug- und anderen Fahrtkosten lohnen sich bei der Einkommensteuer-Erklärung

Schließlich gilt: Sie als Unternehmer dürfen eventuelle Fahrten von der Privatwohnung zum Betrieb sowie solche im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nicht mit einem höheren Betrag als ein Arbeitnehmer absetzen. Der Fiskus verlangt daher folgende Aufschlüsselung:

Reisekosten: Sind Sie oder Mitarbeiter aus geschäftlichem Grund unterwegs, setzen Sie Flug-, Bus-, Bahnund Taxi-Kosten ab. Auch Nebenkosten machen Sie geltend (Gepäckaufbewahrung, Mautgebühren etc.).

Laufende Kfz-Kosten: Erfassen Sie Ihre sämtlichen laufenden betrieblichen Kfz-Kosten für Ihren Geschäftswagen und/oder Nutzfahrzeuge, also Benzin, Reparaturen, Garagenmiete, Versicherung, Steuer etc. (Die Abschreibung und Finanzierungszinsen machen Sie als „AfA“ und „Schuldzinsen“ geltend.)

WB- und Familienheimfahrten: Sind in den Kfz-Kosten einschließlich Abschreibungen und Finanzierungskosten solche enthalten, die auf Fahrten zwischen Ihrer Privatwohnung und Ihrem Betrieb (WB-Fahrten) oder auf Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung entfallen? Die müssen Sie errechnen und von den Kfz- und Reisekosten abziehen.

Pendlerpauschale: Absetzen dürfen Sie die Pendlerpauschale von 0,30 € je Arbeitstag und Entfernungskilometer zwischen Privatwohnung und Betrieb bzw. für 1 Familienheimfahrt pro Woche im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

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