So schreiben Sie als Unternehmer Ihre Rechnungen richtig!

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Betriebe treffen im Tagesgeschäft auf regelmäßige Aufgaben. Das Schreiben von Rechnungen für die eigenen Erzeugnisse oder Dienstleistungen nimmt dabei eine besondere Position ein: Nicht nur im Unternehmen, sondern auch im Umgang mit den Steuerbehörden ist die korrekte Rechnungstellung von großer Relevanz.

 

Als Unternehmer sind Sie vom ersten Tag Ihrer Selbständigkeit an im wirtschaftlichen Miteinander mit allen Pflichten und Rechten eingebunden: Dazu gehört nicht nur Ihr Kerngeschäft, sondern auch alle administrativen Vorgänge und Prozesse.

Ein wichtiger Teil davon ist das Schreiben von Rechnungen für die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder für die von Ihnen verkauften Produkte und Waren. Rechnungen und die Durchsetzung der darin enthaltenen Forderungen sind nicht nur das primäre Mittel, um die eigene Liquidität aufrechtzuerhalten, sondern auch indirekt ein Indikator für den eigenen Erfolg.

Was zu einer erfolgreichen Rechnungstellung gehört und auf welche Angaben Sie dabei auf keinen Fall verzichten dürfen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

 

Das müssen Sie bei der Erstellung einer Rechnung beachten!

Ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder großer Betrieb: Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben, dann muss diese den rechtlichen Anforderungen in vollem Umfang genügen – ansonsten erwarten Sie unangenehme Folgen.

Vor allem im steuerrechtlichen Zusammenhang sollten Sie darauf achten, dass alle Angaben korrekt sind: Fehler bei der Umsatzsteuerberechnung oder komplett falsche Ausgangsrechnungen sorgen nicht nur für einen unprofessionellen Eindruck, sondern können auch Anlass für Betriebsprüfungen sein!

Eine fehlerfreie Rechnung schreiben Sie dann, wenn folgende Elemente enthalten sind:

  • korrekte Bezeichnung Ihres Unternehmens
  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer Ihres Unternehmens
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer (Praxishinweis: Die Rechnungsnummer wird nur ein einziges Mal vergeben – damit verhindern Sie auch in eigenem Interesse Fehlbuchungen, Korrekturen und eine undurchschaubare Buchhaltung!)
  • korrekte Angaben zu Art und Anzahl der gelieferten Waren oder Produkte bzw. Art und Dauer der Dienstleistung
  • Lieferdatum
  • Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge (Praxishinweis: Je nach Art und Weise der gelieferten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen können sich unterschiedliche Umsatzsteuersätze ergeben – diese müssen auf der Rechnung zum Ausdruck gebracht und entsprechend zugeordnet werden!)

 

Sollten Sie noch nie Rechnungen geschrieben haben, dann hilft Ihnen eine Musterrechnung dabei, korrekte Ausgangsrechnungen zu erstellen. Diese finden Sie zum Beispiel bei der Industrie- und Handelskammer (kurz: IHK), aber auch bei privaten Anbietern kostenlos und zur freien Verfügung. Ebenso können spezielle Programme den Workload reduzieren und lassen sich daher effizient in die eigenen Abläufe integrieren.

 

Bei Kleinbetragsrechnungen sind die Anforderungen an die Rechnungstellung geringer

 

Nicht alle Rechnungen sind gleich hoch: Sicher haben Sie auch in Ihrem Unternehmen kleinere Beträge, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Diese sind zwar in der Regel überschaubar, machen aber scheinbar vergleichsweise viel Arbeit – und kosten entsprechenden Arbeitseinsatz im Unternehmen.

Um Unternehmer in diesen Fällen nicht unnötig zu belasten, gewährt der Fiskus bei der Rechnungstellung von Kleinbeträgen in Höhe von bis zu 250 Euro mehr Freiraum; so genügen laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV) die folgenden Angaben auf der Rechnung:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers (also von Ihnen als Unternehmer)
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Waren und Produkte oder Art und Dauer (= Leistungszeit) der Dienstleistung
  • Gesamtbetrag der Rechnung sowie Steuersatz des enthaltenen Umsatzsteueranteils (Praxistipp: Wenn Sie als Kleinunternehmer gem. § 19 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie an dieser Stelle der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen).

 

Autor_in: Susanne Khammar

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