Selbstständigkeit: Die 7 häufigsten Fehler von Unternehmensgründern

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Es hilft wenig zu klagen, dass Kunden unzuverlässig zahlen, die Banken mauern und die Bürokratie unüberwindbar ist. Setzen Sie Ihre Energie besser dafür ein, Ihr wirtschaftliches Überleben zu sichern und vermeiden Sie die typischen Fehler vieler Kleinunternehmer

Was Untersuchungen ergeben haben und wie die Praxis aussieht

Die Organisation Creditreform e.V. oder auch die Volks- und Raiffeisenbanken untersuchen regelmäßig die Insolvenzentwicklung in Deutschland. Insgesamt hat sich die Zahl der Insolvenzen positiv entwickelt. Laut Konjunkturbericht des Bundesverbands der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken soll die Zahl auf rund 22.000 zurückgehen. Von Unternehmenspleiten besonders betroffen sind allerdings kleinere Unternehmen.

  • Rund 80 % aller Unternehmens-Insolvenzen betreffen Betriebe mit nur bis zu 5 Beschäftigten.
  • Etwa 25 % sind Kleinstbetriebe mit weniger als 100.000 € Jahresumsatz.
  • Fast die Hälfte aller Betriebe müssen innerhalb der ersten 6 Jahre nach ihrer Gründung aufgeben.

Dass Jungunternehmer gefährdeter als etablierte Betriebe sind, liegt auf der Hand. Es fehlen die Markterfahrung, die Stammkunden und das unternehmerische Know-how. Einige Betroffene sehen das anders und machen Zahlungsausfälle, Zins- und Abgabenlasten oder andere äußere Faktoren für ihre Krise verantwortlich. Zutreffend ist aber, dass sich kleine Fehler viel eher negativ auswirken.

Auch darüber, welche Fehler die meisten Insolvenzen verursachen, ist viel geforscht worden. Die KfW-Mittelstandsbank nennt diese 7 Pleite-Ursachen:

  1. Finanzierungsmängel
  2. Informationsdefizite
  3. Qualifikationsmängel
  4. Planungsmängel
  5. Familienprobleme
  6. Überschätzung der Betriebsleistung
  7. Äußere Einflüsse

Was verbirgt sich nun hinter diesen eher abstrakten Begriffen? Aus der Praxis heraus lassen sich ganz konkrete Punkte benennen, die viele Unternehmer ihre wirtschaftliche Existenz kosten – oder für Ihren Erfolg sorgen, wenn Sie diese Punkte im Griff haben:

  • Unter den Finanzierungsmängeln ist fehlende Liquidität fatal. Sie müssen vor allem dafür sorgen, immer zahlungsfähig zu bleiben. Der kurzfristige Kapitalbedarf gerade in den ersten Jahren ist in vielen Fällen zu gering angesetzt.
  • Fehlen Ihnen Informationen über Ihren Markt und Ihre Kunden, können Sie Ihr Angebot nicht gezielt vermarkten. Mit der richtigen Strategie kurbeln Sie hingegen die Nachfrage an.
  • Mängel in der Qualifikation betreffen in der Regel nicht das Fachwissen, denn in Ihrem Fachgebiet sind Sie fit. Aber nur mit sehr guten kaufmännischen Kenntnissen können Sie Geschäfte machen.
  • Ihre Planung zum Unternehmensaufbau war gut, doch jetzt haben Sie keine Zeit mehr, sich damit zu beschäftigen? Dann stellt sich Erfolg nur zufällig ein. Durch regelmäßiges Controlling bleiben Sie am Steuer Ihres Unternehmens.
  • Sie arbeiten wie verrückt, und jetzt macht auch noch Ihr Partner bzw. Ihre Familie Stress, weil Sie keine Zeit mehr für Privates haben? Sorgen Sie durch organisatorische Verbesserungen und klare Absprachen für Ruhe, und lassen Sie sich den Rücken stärken.
  • Wer die Leistungskraft seines Betriebs überschätzt, investiert gerade in der Anfangsphase viel zu viel. Halten Sie Ihre Kosten, vor allem die Fixkosten, so gering wie möglich.
  • Äußere Faktoren – auch in guten Jahren – wie schwindende Kaufkraft, zu schneller technischer Fortschritt, Modewechsel etc. beeinträchtigen Ihr Geschäft. Sorgen Sie rechtzeitig für den Aufbau eines 2. Standbeins.
  • Sie arbeiten wie verrückt, und jetzt macht auch noch Ihr Partner bzw. Ihre Familie Stress, weil Sie keine Zeit mehr für Privates haben? Sorgen Sie durch organisatorische Verbesserungen und klare Absprachen für Ruhe, und lassen Sie sich den Rücken stärken.
  • Wer die Leistungskraft seines Betriebs überschätzt, investiert gerade in der Anfangsphase viel zu viel. Halten Sie Ihre Kosten, vor allem die Fixkosten, so gering wie möglich.
  • Äußere Faktoren – auch in guten Jahren – wie schwindende Kaufkraft, zu schneller technischer Fortschritt, Modewechsel etc. beeinträchtigen Ihr Geschäft. Sorgen Sie rechtzeitig für den Aufbau eines 2. Standbeins.

Die 7 wichtigsten Erfolgsfaktoren für Selbstständige:

Fehler:

Finanzierungsmängel

Informationsdefizit

Qualifikationsmangel

Planungsmängel

Familienprobleme

Überschätzung der Betriebsleistung

Äußere Einflüsse

 

Wichtigster Erfolgsfaktor:

Liquidität sichern

Nachfrage ankurbeln

Kaufmännisch handeln

Controlling einsetzen

Familie einbinden

Kosten reduzieren

2. Standbein aufbauen

 

Liquiditätskrise? Richtig planen und zahlungsfähig bleiben!

Liquidität bedeutet „flüssig sein“, also alle fälligen Zahlungen pünktlich leisten zu können. Wenn Sie – auch nur kurzfristig – alle Eigenmittel und Kreditlinien ausgeschöpft haben, sind Sie zahlungsunfähig. Müssen Sie in einer solchen Situation eine Rechnung begleichen, Umsatzsteuer oder Einkommensteuer-Vorauszahlungen abführen oder fällige Zinsen an die Bank zahlen, hilft es Ihnen nichts, wenn Sie im nächsten Monat wieder Einnahmen erwarten.

  • Ihr geschäftlicher Ruf ist ruiniert (Bonitätsabstufung bei Banken, Kreditauskunfteien).
  • Auch andere Gläubiger treiben Forderungen jetzt mit Nachdruck ein, um nicht leer auszugehen.
  • Pfändungen und Zwangsversteigerungen drohen, im schlimmsten Fall müssen Sie Ihr Unternehmen schließen – und privat die Schulden abzahlen.
  • Als Geschäftsführer einer GmbH müssen Sie sogar von sich aus die Insolvenz anmelden, sobald die GmbH zahlungsunfähig ist.

Um dieses Szenario zu vermeiden, brauchen Sie eine jederzeit aktuelle Liquiditätsplanung und ausreichende Mittel, um sich abzeichnende Engpässe zu überbrücken.

Planen Sie Ihre Liquidität mindestens monatsgenau für 1 Jahr im Voraus:

  • Listen Sie alle Einnahmen (= Einzahlungen!) auf, mit denen Sie in einem Monat rechnen.
  • Erfassen Sie alle Ausgaben (= Auszahlungen!) im selben Monat.
  • Ist die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben in einem Monat negativ, müssen Sie in dieser Höhe über Guthaben oder eine freie Kreditlinie verfügen (z.B. Kontokorrentkredit).

Vergessen Sie nicht, das Liquiditätsergebnis in den Folgemonat zu übertragen – das Geld fehlt Ihnen dann ja immer noch bzw. ist überschüssig da. Ergeben sich in Ihrer Planung dauerhaft geringe Liquiditätswerte, die stets etwa gleich hoch sind, liegt das an ungünstigen Terminen für Ein- und Auszahlungen. Das ist kein großes Problem, wenn Sie die Differenz jeweils kurzfristig überbrücken können. Es kostet Sie aber Zinsen. Versuchen Sie deshalb, Auszahlungen einige Tage hinauszuschieben oder Einzahlungen vorzuziehen (z.B., indem Sie Skonto für schnelles Bezahlen gewähren).

Sinkt aber die sich aus Ihrer Planung ergebende Liquidität von Monat zu Monat, haben Sie nicht nur ein Finanzierungsproblem, sondern Sie arbeiten nicht rentabel. Sie müssen entweder Kosten senken oder Einnahmen erhöhen.

So bauen Sie Ihren Liquiditätsplan auf:

 

2. Zu geringe Nachfrage? Besser positionieren und werben!

Ob in den ersten Monaten Ihrer Selbstständigkeit oder später – es gibt Phasen, da kommen die Kunden nicht wie erwartet. Zwar haben Sie zuvor Ihre Finanzsituation geplant. Doch was, wenn diese Berechnungen auf Annahmen beruhen, die nicht der aktuellen Marktlage entsprechen? Holen Sie in einer solchen Situation schnellstens die Marktforschung nach. Positionieren Sie Ihr Angebot neu, und intensivieren Sie die Werbung.

So positionieren Sie Ihr Angebot neu:

Für Ihre (Neu-)Positionierung überlegen Sie sich also, welche Not Ihre potenziellen Kunden haben und wie Sie diese – im Gegensatz zu Ihren Konkurrenten – lindern können. Im Beispiel reicht es eben nicht aus, einfach nur Übersetzungen anzubieten. Das tun die anderen auch, und kein Kunde wechselt deshalb zu einem neuen Anbieter. Wenn es Ihnen aber gelingt, dem Kunden einen einzigartigen Vorteil zu versprechen, stehen Ihre Chancen auf Umsatz viel besser.

Indem Sie sich mit einem einzigartigen Angebot auf dem Markt positionieren, gewinnen Sie auch einen hervorragenden Ansatz für Ihre Werbung. Betonen Sie das Besondere an Ihrem Angebot in allen möglichen Werbemitteln und Ihrer persönlichen Kundenakquise.

Mit diesem Werbebrief-Einstieg fällt der Übersetzer unter seinen Mitbewerbern auf:

 

3. Überraschende Hürden? Kaufmännische Kenntnisse aufbauen!

Fachkenntnisse in Ihrem Metier sind eine notwendige Voraussetzung für eine stabile Existenz – aber nicht die einzige. Mindestens genauso wichtig ist, dass Sie kaufmännisches Wissen haben und sich mit den Gepflogenheiten Ihrer Branche auskennen. Sie müssen z.B. wissen,

  • woher Sie die besten Waren oder Informationen bekommen – sonst haben Konkurrenten das attraktivere Angebot,
  • welche Einkaufskonditionen üblich sind – sonst können Lieferanten Sie über den Tisch ziehen,
  • zu welchen Preisen Ihre Produkte/Dienstleistungen absetzbar sind – sonst stimmt Ihre Kalkulation nicht,
  • welche Vorschriften und Einschränkungen für Ihre Tätigkeiten und Ihre Werbung gelten – sonst bekommen Sie Ärger und Abmahnungen,
  • welche steuerlichen Besonderheiten in Ihrer Branche gelten – sonst setzen Sie zu wenig ab,
  • was rechtlich zu beachten ist – sonst trifft Sie im Schadensfall die volle Haftung.

Beispielfall eines gescheiterten Gründers und wie man Fehler vermeiden kann

Ute Unger, begabte Werbegrafikerin, gründete eine Werbeagentur und gewann sofort die ortsansässige Möbelkette – mit 10 Filialen deutschlandweit – als Kunden. Diese beauftragte die Werbeagentur mit der Erstellung einer ganzseitigen Anzeige und Buchung der Anzeige in 10 regionalen Tageszeitungen. Für die Anzeige kalkulierte Ute Unger einen Preis von 4.000 €. Die Schaltkosten betrugen 8.000 € x 10 = 80.000 €, dafür erhielt sie eine Agenturprovision in Höhe von 3 % = 2.400 €. Kurz nach Erscheinen der Anzeigen erfuhr Ute Unger, dass die Möbelkette Insolvenz angemeldet hatte. Sie büßte nicht nur ihr Honorar von 4.000 € ein, sondern musste auch noch die Schaltkosten von 80.000 € tragen – das hat sie ruiniert.

Wie hätte sie das vermeiden können? Ein erfahrener Agenturprofi hätte ihr geraten,

  • entweder keine Anzeigenschaltungen vorzunehmen – denn dann könnten sich die Zeitungsverlage nicht an die Agentur halten, und die 4.000 € Honorarausfall wären gerade noch zu verkraften gewesen,
  • oder – wenn sie auf die Agenturprovision nicht verzichten will und der Kunde Wert auf diesen Service legt – vor der Anzeigenbuchung eine Vorauszahlung der Kosten zu verlangen,
  • und eine Werbeagentur, die Anzeigenschaltungen für Kunden vornimmt, in jedem Fall als GmbH zu führen – dann ist zumindest eine persönliche Haftung ausgeschlossen, wenn keine Bürgschaften bestehen.

Wenn Sie in Ihrer Branche nicht selbst so gut Bescheid wissen, dass Sie die kaufmännischen Gepflogenheiten sowie steuerlichen und rechtlichen Tücken kennen, sollten Sie schnellstens Folgendes tun – auch wenn das etwas kostet, ist das Geld gut investiert:

Sprechen Sie Ihr Unternehmenskonzept noch einmal mit einem Branchenexperten durch. Wenn Sie keinen Experten kennen, kann Ihnen Ihr Branchenverband weiterhelfen (Adressen von Verbänden finden Sie im Internet unter www.verbaende.com).

Im Falle hoher Haftungsrisiken konsultieren Sie einen Rechtsanwalt, der Ihre Verträge mit Kunden und Lieferanten durchleuchtet und haftungsbeschränkende Klauseln einfügt. Klären Sie zudem, ob Sie sich gegen ein mögliches, ggf. branchenspezifisches Haftungsrisiko versichern können.

4. Betriebliche Fehlentscheidungen? Sorgfältiges Controlling ist Pflicht!

Hand aufs Herz: Wann haben Sie das letzte Mal Ihren zur Existenzgründung aufgestellten Business-Plan aktualisiert? Sie müssen sich die Zeit nehmen, Ihre Planungen mit der Realität abzugleichen und Ihre Ziele zu aktualisieren. Sonst merken Sie erst, wenn es zu spät ist, dass Ihr Unternehmen aus dem Ruder gelaufen ist.

Sind Sie dagegen ständig im Bilde, wie es um Ihr Unternehmen steht, fällt es Ihnen leichter, richtige betriebliche Entscheidungen zu treffen. Überprüfen Sie regelmäßig, mindestens einmal im Monat, vor allem 4 Faktoren:

  • Die Umsatzentwicklung – ist sie positiv, bauen Sie rechtzeitig weitere Kapazitäten auf; ist sie negativ, untersuchen Sie die Gründe und reagieren durch ein anderes Angebot oder bessere Werbung.
  • Die Kosten – wie entwickeln sie sich im Verhältnis zum Umsatz? Reduzieren Sie Ihre Ausgaben, wenn nicht genug Gewinn übrigbleibt.
  • Die Zahlungseingänge – sind alle Rechnungen, die Sie verschickt haben, tatsächlich beglichen worden? Nur durch zeitnahe und konsequente Zahlungserinnerungen und Mahnungen vermeiden Sie Forderungsausfälle in größerem Umfang.
  • Die Produktivität – wie sieht es mit dem Faktor Arbeit durch Zeit aus? Verzetteln Sie selbst oder Mitarbeiter sich nicht durch unproduktive Detailarbeit.

5. Familienkrise? Wege zu mehr Zeit und Ruhe finden!

Eine selbstständige Existenz betrifft immer auch das Privatleben. In der Regel haben Sie weit mehr als 40 Stunden Arbeit in der Woche, denn Sie müssen sich neben Inhaltlichem auch um die Organisation und Büroarbeit kümmern, eine intensive Verbundenheit mit Ihrer Tätigkeit – die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben zerfließt, größere finanzielle Belastungen als ein Angestellter, denn die regelmäßige monatliche Überweisung entfällt, und Sie müssen Kredite bedienen, aus denen Sie Ihr Unternehmen aufbauen.

Mit den Belastungen gehen aber auch Chancen einher, und Ihre Entscheidungsfreiheit wiegt manchen Ärger auf. So muss das alles kein Problem sein, solange Sie diese Lebensweise mögen und starke Nerven haben – ohne die kommt kein Selbstständiger zurecht. Was aber, wenn Ihr Lebenspartner oder Ihre Kinder sich vernachlässigt fühlen? Oder die finanzielle Unsicherheit nicht ertragen? Dann stehen Sie vor der Wahl, entweder die Selbstständigkeit aufzugeben oder ständig zusätzlichen Druck ertragen zu müssen, der weder Ihnen selbst noch der Beziehung guttut.

Für die Problemlösung gibt es leider kein Patentrezept. Prüfen Sie aber, ob Sie mit folgenden Maßnahmen auf die berechtigten Einwände und Bedenken der Familie eingehen können:

  • Reservieren Sie mindestens einen Abend in der Woche und z.B. den Sonntag fürs Privatleben – das hilft auch Ihnen, wieder Kräfte zu sammeln.
  • Lassen Sie den Jahresurlaub nicht völlig ausfallen. Wenn nicht mal 1 Woche drin ist, haben Sie ein organisatorisches Problem, das Sie lösen müssen. Denn Sie können ja auch mal krank werden.
  • Bei finanziellen Sorgen hilft nur eine transparente Budget-Planung. Erledigen Sie die gemeinsam mit Ihrem Partner. Dadurch weiß er, was Sache ist, und macht sich nicht auch noch unnötige Gedanken.
  • Wenn Kinder im Spiel sind: Kalkulieren Sie Ausgaben für einen Babysitter ein. So hat auch der Partner Freiräume, seinen Interessen nachzugehen – das ist wichtiger als z.B. ein größerer Geschäftswagen!

6. Geringe Erträge? Kosten reduzieren!

Viele Neu-Unternehmer überschätzen gerade in den ersten Monaten und Jahren gleich 2 Faktoren: Zum einen die Erträge, die sie in der Anfangszeit erwirtschaften können, zum anderen den Bedarf an betrieblicher Ausstattung und deren Qualität.

Fatale Folge: Die Investitionen und Fixkosten fallen viel zu hoch aus. Das junge Unternehmen mit zwangsläufig noch geringer Ertragskraft kann das nicht auffangen und rutscht in die roten Zahlen.

Prüfen Sie deshalb vor jeder Anschaffung, ob sie wirklich notwendig ist, ob sie jetzt notwendig ist oder vielleicht noch etwas herausgezögert werden kann, ob es ein Kauf sein muss oder Sie die Sache vielleicht erst einmal mieten und testen können – so vermeiden Sie Fehlinvestitionen, ob ein preiswerteres oder gebrauchtes Modell auch ausreichend ist.

Seien Sie besonders vorsichtig, wenn es um Fixkosten geht – also Ausgaben, die einmal festgelegt, regelmäßig anfallen. Was Sie hier einsparen, wirkt sich Monat für Monat als Erleichterung aus. Übliche Fixkosten sind:

  • Mieten für Geschäftsräume – daran dürfen Sie nicht sparen, wenn Sie auf Laufkundschaft angewiesen sind; ansonsten überlegen Sie, wie repräsentativ die Lage Ihres Büros oder Geschäfts wirklich sein muss – oder ob Sie nicht gar von zu Hause aus arbeiten können. (So etwas lässt sich auch noch nach Monaten ändern, wenn der Spareffekt den Aufwand für den Umzug übersteigt!)
  • Löhne und Gehälter – wenn Sie Mitarbeiter haben, sollten Sie diese auch auslasten. Ansonsten zögern Sie nicht, Mitarbeiter zu entlassen. Sie retten dadurch vielleicht Ihr Unternehmen und damit mindestens Ihren eigenen Arbeitsplatz. Kündigungsschutz besteht übrigens nur, wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter haben.
  • Geschäftswagen – meist geleast oder finanziert. Auch wenn Sie von einem tollen Flitzer träumen, leisten Sie sich ihn besser erst dann, wenn Ihr Unternehmen stabile Erträge abwirft.
  • Versicherungen – versichern Sie sich und Ihr Unternehmen z.B. gegen existenzbedrohende Risiken.
  • Beiträge und Abonnements – brauchen Sie wirklich die Mitgliedschaft in diesem und jenem Verein/Verband? Was bringt Ihnen eine Fachzeitschrift, die Sie abonniert haben?

7. Negative Entwicklungen am Markt? Ein 2. Standbein aufbauen!

In den Befragungen gaben gescheiterte Unternehmer äußeren Einflüssen die größte Schuld an ihrer Pleite. Angeführt wurden vor allem:

  • Die Bank hat meinen Kontokorrentkredit nicht erweitert und gab mir kein Darlehen für Investitionen.
  • Die Kunden zahlten schlecht, und ich konnte die Forderungsausfälle nicht mehr verkraften.
  • Ich konnte meine Preise am Markt nicht durchsetzen und dadurch nicht rentabel arbeiten.
  • Die Personalkosten waren zu hoch.  In meiner Branche gibt es zu große saisonale Umsatzschwankungen.
  • Der Wettbewerb am Markt verschärft sich durch neue Konkurrenten.
  • Rechtliche Rahmenbedingungen erschweren mein Geschäft, z.B. neue Verbraucherschutzrechte.

Auf den letzten Seiten haben Sie aber gelesen, dass äußere Faktoren zwar der Auslöser, nicht aber der Grund für eine Krise sind. Die Faktoren müssen Sie durch ein gezieltes Management und eine strategische Unternehmensplanung in den Griff bekommen

Abschließend sei hier aber noch eine weitere Möglichkeit genannt, wie viele Unternehmer den Weg aus einer Krise finden: Bauen Sie sich ein 2. Standbein auf. Dann sind Sie Markteinflüssen nicht mehr hilflos ausgeliefert. Läuft es in einem Geschäftsbereich schlecht, dienen Einnahmen aus dem anderen zur Überbrückung.

Damit sich der Aufwand in Grenzen hält, sollten Sie das 2. Standbein aus einem Ihr Hauptunternehmen ergänzenden Bereich wählen. Dann können sich beide Bereiche sogar gegenseitig beflügeln.

Lassen Sie sich zum Aufbau eines 2. Standbeins inspirieren:

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

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