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Jahresabschluss: Von diesen Akten dürfen Sie sich befreien und sie sogar vernichten

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In den Geschäftsräumen und auf Ihrem Computer stapeln sich Aktenordner, Rechnungen, Verträge und andere Dokumente?

Spätestens jetzt ist ausmisten angesagt. Denn seit Anfang des Jahres 2017 können Sie Ihre Geschäftsräume und elektronischen Speicher von unnötigem Ballast befreien.

In Ihren Geschäftsräumen stapeln sich Aktenordner, Rechnungen, Verträge und andere Dokumente? Ähnlich sieht es auf Ihrem Computer aus? Dann entscheiden Sie anhand der folgenden Ausführungen, von welchen Akten und Dateien Sie sich trennen und wie Sie Ihre Dokumente so aufbewahren und abspeichern, dass Sie jederzeit den Überblick behalten.

 

Welche Unterlagen Sie aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen

Als Unternehmer müssen Sie alle Unterlagen aufbewahren, die für Ihre Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 AO).

Denken Sie vor allem an diese Dokumente:

  • Handels- und Geschäftsbriefe, die Sie erhalten (Original) und verschicken (Kopie) – das ist jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Nicht aufbewahrungspflichtig sind Briefe, die nicht zum Geschäftsabschluss geführt haben, z.B. nicht angenommene Angebote, Werbung und Prospekte.
  • Buchungsbelege (insbesondere Rechnungen und Quittungen, die Ihnen über Betriebsausgaben ausgestellt werden (Original) bzw. die Sie ausstellen (Kopie); auch Eigenbelege sowie Verträge, die Sie geschlossen haben).
  • Bücher und Aufzeichnungen (= Unterlagen der doppelten Buchführung bzw. gesonderte Aufzeichnungen neben der Einnahmen-Überschuss- Rechnung).
  • Inventare, Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, ggf. Anhang und Lagebericht) oder Einnahmen-Überschuss- Rechnungen.
  • Die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen, sonstigen Organisationsunterlagen und ggf. Handbücher zur verwendeten Software.

 

Aufbewahrungsfrist

Sie müssen alle Rechnungen, Buchungsbelege, Konten, Inventare, die Eröffnungsbilanz, den Jahresabschluss und andere wichtige Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren.

Für Geschäftsbriefe wie z.B. Angebote oder Mahnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem

  • die letzte Eintragung in das Buch gemacht,
  • das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt,
  • der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet wurden,
  • der Buchungsbeleg entstanden (bzw. der Vertrag abgelaufen),
  • die Aufzeichnung vorgenommen worden oder
  • die sonstige Unterlage entstanden ist

Das heißt: Beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Schluss des Kalenderjahres 2006, dürfen Sie das entsprechende Dokument grundsätzlich Anfang 2017 vernichten.

Achtung: Es gibt Situationen, in denen sich die Aufbewahrungsfrist verlängert. Hat z.B. eine Außenprüfung begonnen oder wurden Steuern vorläufig festgesetzt, gibt es anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder schwebende Verfahren, bleiben die betreffenden Unterlagen für das Finanzamt interessant.

 

Unterlagen zu allem, worüber noch Streit zu erwarten ist, heben Sie bis zur endgültigen Klärung der Sache auf.

 

Form der Aufbewahrung

Für nicht-elektronische Dokumente ist die Sache einfach: Sie bewahren die Originale bzw. Kopien in Papierform auf. Die Dokumente müssen lesbar bleiben.

Sie können theoretisch auch sämtliche Papierbelege elektronisch archivieren und die Originale anschließend vernichten. Aber Vorsicht: An eine solche Digitalisierung Ihrer steuerlichen Unterlagen stellt der Fiskus rigide Anforderungen. Für Kleinunternehmer ist sie wegen des zu großen Aufwands nicht zu empfehlen. Wenn Sie steuerlich relevante Daten ohnehin elektronisch verarbeiten, sind Sie verpflichtet, diese Daten auch elektronisch aufzubewahren (§ 146 Abs. 5 und 6 AO). Das gilt schon, wenn Sie Geschäftsbriefe per E-Mail empfangen und versenden, Ihre Rechnungen mittels eines Text- oder Tabellenkalkulations-Programms erstellen oder eine beliebige Buchführungs-Software nutzen – freiwillig, ohne dazu verpflichtet zu sein.

Sämtliche steuerrelevanten Daten müssen Sie dann auf maschinell verwertbaren Datenträgern (z.B. CD-ROM, DVD, Festplatte) aufheben. Nicht ausreichend ist es, solche Daten nur in ausgedruckter Form aufzubewahren.

Sie können jederzeit Rechnungen elektronisch empfangen und verschicken. Wenn Sie Home-Banking betreiben, reicht nach dem Gesetz ein einfacher Ausdruck der elektronischen Kontoauszüge auf Ihrem Bürodrucker nicht aus. Nutzen Sie hierfür den Drucker bei Ihrer Bank, oder lassen Sie sich von der Bank die Auszüge regelmäßig zusenden.

Es gibt Direktbanken, die diesen Service nicht anbieten; dann müssen Sie das Risiko eingehen, dass ein sehr strenger Betriebsprüfer die Beweiskraft Ihrer selbst ausgedruckten Auszüge infrage stellt – oder Sie wechseln die Bankverbindung.

 

Was Sie aus rechtlichen und betrieblichen Gründen noch aufheben sollten

Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie die Lohnunterlagen nicht nur aus steuerlichen Gründen aufheben, sondern auch wegen der alle 4 Jahre stattfindenden Prüfung des Sozialversicherungsträgers. Sie dürfen diese Unterlagen frühestens nach Ablauf des auf die Prüfung folgenden Kalenderjahres vernichten (§ 28p SGB IV).

Nicht behandelt werden in diesem Beitrag spezielle Aufbewahrungspflichten, die sich aus Spezialgesetzen zu einigen Branchen ergeben. Beispielsweise gelten im medizinischen Bereich bestimmte Fristen, innerhalb derer Sie Krankenunterlagen aufbewahren müssen. In technischen Branchen sind Sie zum Aufheben bestimmter TÜV-Berichte oder Dokumentationen verpflichtet.

Sämtliche Geschäftskorrespondenz mit Ihren Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern müssen Sie nicht nur aus steuerlichen, sondern auch aus rechtlichen und betrieblichen Gründen aufheben. Nutzen Sie die folgenden 6 Tipps, um nicht nur die richtigen Dokumente aufzuheben, sondern diese auch jederzeit griffbereit zu haben.

 

6 Tipps für Ihre betrieblichen Unterlagen beim Jahresabschluss

 

Tipp 1: Wichtige Unterlagen doppelt ablegen

Legen Sie zu jedem Kunden und Geschäftspartner einen eigenen Ordner an – auf Ihrem PC und im Büroregal. Da hinein gehören der Schriftverkehr, die Verträge und Gesprächsnotizen etc. – am besten in chronologischer Reihenfolge (das Neueste obenauf bzw. Datum in den Dateinamen integrieren). Es gibt Dokumente, die in den Kundenordner und zugleich in Ihre steuerliche Belegsammlung gehören (z.B. Rechnungen). Hier nehmen Sie das Original zu den Steuerunterlagen und legen eine Kopie in dem Kundenordner ab. Die Zeit hierfür gewinnen Sie mehr als zurück, wenn Sie wieder mit dem Kunden zu tun haben, also bei Rückfragen, Reklamationen oder neuen Angeboten.

 

Tipp 2: Unterlagen zu aktiven Geschäftsbeziehungen nicht vernichten

Ihre Kundenordner behalten Sie so lange im Büro und auf dem PC, wie die Beziehung aktiv ist – also ggf. auch über die steuerliche Frist von 10 Jahren hinaus. Auch wenn Sie dann die Originale ganz alter Rechnungen an einen solchen Kunden zusammen mit den Buchführungsunterlagen entsorgt haben, ist die vollständige Historie dieses Kunden noch immer für Sie nachvollziehbar.

 

Tipp 3: Datensicherungen niemals vernachlässigen

Sichern Sie sämtliche steuerlichen und betrieblichen Daten, die sich auf Ihrem PC befinden, regelmäßig. Dazu speichern Sie sie z.B. am Ende eines jeden Tages auf einem externen Speichermedium (DVD, USBStick, externe Festplatte etc.) ab. Verwenden Sie mehrere solcher Speichermedien im Wechsel. Falls sich Ihr PC etwa einen Virus eingefangen hat, den Sie mit übertragen, steht Ihnen dann wenigstens die – noch saubere – Datenkopie der Vorwoche oder des Vormonats zur Verfügung.

 

Tipp 4: Geschlossene Kundenakten (Papier) nach Ablauf von 10 Jahren entsorgen

Unterhalten Sie zu einem Geschäftspartner keine Geschäftsbeziehung mehr, verwahren Sie den Ordner mit den Papierunterlagen noch 10 Jahre in Ihrem Archiv. Ist dann nicht mehr damit zu rechnen, dass Sie die Beziehung aktivieren oder daraus noch Forderungen (Gewährleistung, Haftung) an Sie gestellt werden,befreien Sie sich von dem Ballast per Altpapiersammlung oder – bei geheim zu haltenden Dokumenten – per Reißwolf.

Wichtig: Bevor Sie das tun, prüfen Sie, ob Sie ein bestimmtes Dokument aus betrieblichen Gründen doch dauerhaft aufbewahren wollen (z.B. einen sehr wichtigen Vertrag, der Ihnen eventuell noch als Muster für andere Kunden dienen kann). Solche ausgewählten Dokumente scannen Sie vor der Vernichtung ein und speichern sie dann in dem elektronischen Ordner zu dem Kunden ab.

 

Tipp 5: Elektronische Kunden-Akten dauerhaft aufbewahren

Unterhalten Sie zu einem Kunden oder Geschäftspartner keine Geschäftsbeziehung mehr, können Sie den elektronischen Ordner zu ihm dennoch dauerhaft archivieren (z.B. auf DVD oder einer externen Festplatte) – so lange, wie Ihr Unternehmen besteht. Das kostet wenig und beansprucht nur geringen Speicherplatz. Eventuell hilft es Ihnen aber doch einmal – etwa, wenn Sie Jahre später einen ähnlich gelagerten Auftrag erhalten.

 

Tipp 6: Legen Sie die Hamster-Mentalität ab

Unterlagen, die Sie weder wegen gesetzlicher Bestimmungen noch aus einer betrieblichen Notwendigkeit heraus aufheben müssen, entsorgen Sie konsequent und regelmäßig. Das gilt z.B. für veraltete Werbeprospekte, Zeitschriften und Branchen-Informationen, die Sie nicht als wichtig genug eingestuft haben, um sie sofort zu lesen und zu bearbeiten. Sie werden auch künftig nicht dazu kommen, also entlasten Sie sich davon. Spätestens jetzt.

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

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