• +49 228 9550-120
Marke der Produktfamilie

Selbstständigkeit: Wie Sie Aufgaben erfolgreich outsourcen

© fizkes | Adobe Stock

In der Existenzgründungsphase gelangen Sie gefühlt übergangslos an den Punkt, an dem das ganze notwendige Drumherum der Bürokratie, Administration und Aufbauarbeiten Sie vom Arbeiten abhält. Dann sollten Sie auch noch eine Website besorgen, Marketing betreiben und Kunden akquirieren? Von Buchhaltung und Content-Aufbau ganz zu schweigen. Einfacher wird dies alles, wenn Sie von Anfang an die Dinge outsourcen werden, die Sie untervergeben können – und später dann immer noch mehr.

    Als frischgebackene/r Selbständige/r kennen Sie die lange To-Do-Liste, auf der buchstäblich dutzende von Aufgaben stehen, die Ihnen erst mal kein Geld (und keine Kunden) einbringen. Sie müssen aber ebenso dringlich erledigt werden wie Projektaufgaben. Datenerfassung, Kundenpflege, Texterstellung, Transkriptionsarbeiten, Ablage, Anrufservice und viele Organisationsaufgaben mehr. Diese lassen sich mühelos mit Hilfe von Apps an virtuelle Assistenzen delegieren – denn erledigt werden müssen diese Dinge nun mal auch.

    Virtuelle Zusammenarbeit mit Online-Dienstleistern

    Gerade organisatorische Assistenzdienstleistungen lassen sich sehr gut online als Auftrag an so genannte VA – virtuelle Assistenzen – vergeben. Sie halten Ihnen den Rücken frei und sprechen sich dabei kontinuierlich mit Ihnen ab wo nötig.

    Sie können per Chat, Projektmanagement-Tool, per WhatsApp oder Skype und Zoom mit den anderen Personen arbeiten. Ein Team per Slack führen oder Minijobber „remote“ vom Home-Office aus managen sind ebenfalls Optionen, da gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Dateien und Dokumente werden von allen Beteiligten gemeinsam komfortabel über Cloud-Anwendungen verwaltet.

    Professionelle Zusammenarbeit ohne Kosten für eigene Büros

    Einer der größten Vorteile dieser Möglichkeit der Zusammenarbeit mit VA ist, dass Sie genau skalieren können, was Sie brauchen. Sie müssen keine Räume anmieten und ausstatten, denn die Assistenzen haben ihr eigenes Home-Office oder Zentralbüro.

    Also sparen Sie nicht nur enorm viel Zeit, weil niemand sich für ein Meeting fortbewegen muss und alles online stattfinden kann. Sie bleiben zugleich auch flexibel und es ist dennoch nicht nötig, dass Sie selbst in Geschäftsräume investieren.

    Das heißt nicht, dass Sie auf einen Knopf drücken können, damit alles sofort funktioniert und Sie sich dann nicht mehr darum kümmern müssen. Je komplexer die Aufgaben und je spezieller der Kundenstamm, desto aufwändiger ist hier, wie im anderen echten Leben auch die Einarbeitungs- und Abstimmungsphase. Ganz einfach sind nur standardisierbare Aufgaben wie beispielsweise das Betreuen von Online-Communities mit vorgegebenen Social Media Guidelines oder Telefonservice.

    Immer erreichbar: Ihr Sekretariat mit Hilfe eines Telefonservice

    Die Dienstleistung, die sich am einfachsten auslagern lässt, ist tatsächlich die telefonische Anlaufstelle. Anbieter wie starbuero.de und ebuero.de sind ab circa 50 Cent pro geleistete Minute verfügbar. Sie melden sich unter Ihrer weitergeleiteten Rufnummer, nehmen Nachrichten entgegen und senden Ihnen dann anschließend eine Anrufnotiz per E-Mail, SMS oder Fax. Simples Outsourcen also.

    Telefonservice-Anbieter können folgende Aufgaben und mehr für Sie übernehmen:

    • Koordination von Mitarbeitern und Terminvereinbarungen, zum Beispiel für den Außendienst
    • Bestell- und Auftragsannahmen oder Reklamationsannahmen
    • Annahme von Telefonaten unter Ihrem Firmennamen auf Deutsch und ggf. auch in anderen Sprachen
    • Kundenberatung, nach Einarbeitung auch bei komplexeren Themen
    • Hotline- oder Supportaufgaben

    Wenn irgendwann Terminvereinbarungen und die Aufgaben einer Telefonzentrale nicht mehr ausreichen, brauchen Sie ein so genanntes Backoffice. Ein richtiges virtuelles Sekretariat mit allem Service einer professionellen Assistenz.

    Backoffice Sekretariat als Ihre persönliche Assistenz

    Was ein kompetentes virtuelles Backoffice Sekretariat übernimmt:

    • Event- und Reiseorganisation
    • Materialbeschaffung, kümmert sich um alle für den Betrieb benötigten Einkäufe
    • recherchiert Informationen im Internet und bei anderen Quellen
    • Datenerfassung, Vorbereitung von Angeboten und Rechnungen und die Übernahme von sich wiederholenden oder fortlaufenden Aufgaben
    • Content-Erstellung von der Erarbeitung von Geschäftstexten wie Mails, Briefen und Unterlagen bis hin zu Blogbeiträgen
    • Lektorat, Transkription und Übersetzung, oft durch Zusammenarbeit mit Partnern in vielen Sprachen
    • Betreuung Datenbestand und Anfragen im Online-Shop
    • Erarbeitung von Presse-Content, Newsletter und Social Media Content (Facebook, XING, Twitter, etc.)

    …sowie Marketingaufgaben und auch Online-Redaktion und Social Media Management von SEO bis Community Management.

    Minijobber und Teilzeitkräfte

    In Engpässen auf bereits eingearbeitete Teilzeitkräfte zurückgreifen zu können, ist ein großer Vorteil. Vielleicht profitieren Sie ja auch davon, von Anfang an ein oder zwei Minijobber zu beschäftigen. Vielleicht welche, die Ihr Business schon kennen und sich dann freuen, wenn Sie steigenden Bedarf haben.

    Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
    +49 228 9550-120