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Buchführungspflicht für Selbstständige: Das müssen Sie wissen

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Buchführung

Die Buchführung: Für Gründer und Selbstständige ist sie unerlässlich, aber nicht immer besonders beliebt. Jeder einzelne Geschäftsvorgang muss belegt und nachgewiesen werden können und will daher buchhalterisch korrekt dokumentiert sein. Auch wenn sich die Buchführung nicht besonders großer Beliebtheit erfreut, ist sie für angehende Unternehmer und Selbstständige ein hilfreiches Werkzeug. Nur mit aktuellen Zahlen und Auswertungen lassen sich Vermögenssituation, Liquidität und Unternehmenserfolg im Blick behalten. Damit die Buchführung auch bei Ihnen zum Erfolgsgaranten wird, lesen Sie hier alles Wichtige über die Grundlagen und Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Die Buchführung: Grundlagen und Ziele

Die sogenannte Buchführungspflicht nach Handelsrecht (§ 238 Abs. 1 S. 1 HBG) sieht vor, dass jeder Unternehmer zum Führen entsprechender Nachweise von Einnahmen und Ausgaben verpflichtet ist. Darüber hinaus wird die Buchführungspflicht auch im Steuerrecht und in der Abgabenordnung (§§ 140-141 AO) geregelt.

Definition Buchführung: Was ist das überhaupt?

Doch was versteht man unter dem Begriff „Buchführung“ überhaupt? Als Buchführung bezeichnet man in der Regel die detaillierte Dokumentation aller Geschäftsvorgänge, die sich auf das Vermögen des Unternehmens auswirken. Dazu zählen neben Einnahmen durch Verkauf auch anfallende Ausgaben, die z. B. durch Einkauf, Miete, Kredite, Löhne und Gehälter von Mitarbeitern zustande kommen.

Für jeden geschäftlichen Vorgang ist je eine eigene Buchung nötig. Das bedeutet: Für jede Kontobewegung muss der Betrieb auch einen Nachweis in Form einer Rechnung oder einer Quittung vorlegen können.

Lückenlose Bücher sind essenziell

Dass dies lückenlos geschehen muss, ist gesetzlich geregelt. Zu den zu dokumentierenden Geschäftsvorgängen, auch Geschäftsvorfälle genannt, zählen beispielsweise:

  • Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten oder der Übernahme von Dienstleistungen
  • Bezahlung einer fälligen Rechnung
  • Auszahlung von Löhnen/Gehältern an Mitarbeiter
  • Kauf von Büroausstattung und anderen benötigten Produkten

Im Zuge der Buchführungspflicht muss nach HGB jeder Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt, dieser Dokumentationspflicht nachkommen. Ziel ist es vor allem, den Überblick über die aktuelle Vermögenssituation des eigenen Unternehmens zu behalten. Gleichzeitig lassen sich so alle Vorgänge, die Auswirkungen auf die Vermögenslage haben, im Nachhinein nachvollziehen.

Nicht nur die Ermittlung der Höhe von Steuerbeträgen kann dadurch getätigt werden, dies wird u. a. in der Abgabenordnung (AO) und dem Einkommensteuerrecht (EStG) geregelt. Auch der Unternehmenserfolg lässt sich im Rahmen der Buchführung für den Unternehmer sichtbar machen.

Arten der Buchführung: Einfache und doppelte Buchführung

Obwohl grundsätzlich jeder Unternehmer, Selbstständige oder Freiberufler zur Dokumentation seiner Einnahmen und Ausgaben gesetzlich verpflichtet ist, gibt es verschiedene Wege, der Buchführungspflicht nachzukommen: Die einfache und die doppelte Buchführung. Was der Unterschied zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung ist, lesen Sie in den nachfolgenden Absätzen.

1. Die einfache Buchführung (EÜR = Einnahmen-Überschuss-Rechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG)

Die einfache Buchführung gilt grundsätzlich nur für einen eingeschränkten Personenkreis. Gewerbetreibende, deren jährlicher Umsatz unter der Grenze von 600.000 Euro liegt oder deren Gewinn einen Betrag von 60.000 Euro im Jahr nicht übersteigt, können gemäß Steuerrecht ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

Für Freiberufler (Definition in § 18 EStG) gilt eine Ausnahme: Sie können auch beim Überschreiten dieser Grenzen ihren Gewinn durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierfür werden Betriebseinnahmen und -ausgaben (bar oder über das Bankkonto) chronologisch erfasst. Steuerlich wirken sich Einnahmen und Ausgaben erst mit dem Geldfluss aus.

2. Die doppelte Buchführung (Bilanzierung gem. § 4 Abs. 1 EStG)

Bei der doppelten Buchführung gelten strengere Regeln als bei der einfachen Buchführung. Zu dieser Art der Buchführung gemäß HGB sind folgende Unternehmer verpflichtet:

  • Kaufleute (was genau einen „Kaufmann“ ausmacht, ist im HGB unter §§ 1-7 geregelt)
  • Gewerbetreibende, deren Umsatz jährlich über einem Betrag von 600.000 Euro liegt und die gleichzeitig einen Gewinn von über 60.000 Euro pro Jahr erwirtschaften. Kennzeichen für ein handelsrechtliches „Gewerbe“ ist eine selbständige (nicht weisungsgebundene!), entgeltliche Tätigkeit mit der Absicht der Gewinnerzielung, die auf eine Vielzahl von Geschäften auf Dauer ausgerichtet ist. Die Tätigkeit muss nach außen in Erscheinung treten in einem wirtschaftlichen Gebiet verortet sein.
  • Handels-/bzw. Kapitalgesellschaften

Im Rahmen der doppelten Buchführung sind die jeweiligen Unternehmen verpflichtet, die Kontierung ihrer Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten vorzunehmen. Jede einzelne Buchung wird auf einem Konto einmal im Soll und auf dem Gegenkonto im Haben belastet, sodass am Ende wieder ein Gleichgewicht zwischen Aktiv- und Passivseite erreicht ist.

Daraus leitet sich auch der Name „doppelte“ Buchführung ab. Jeweils am Anfang und am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres muss eine sogenannte Bilanzierung erfolgen. Diese zeigt die Veränderung des Betriebsvermögens am Ende des Wirtschaftsjahres im Vergleich zum Schluss des vorhergehenden auf.

Aktiva und Passiva: Wissenswertes zur doppelten Buchführung

Im Gegensatz zur einfachen Buchführung jedoch besteht die doppelte Buchführung nicht aus einer Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Bei der doppelten Buchführung wird die Bilanz in die sogenannte Aktiv- und Passivseite unterteilt.

Die Aktivseite beschreibt dabei die Verwendung des jeweiligen Vermögens – hauptsächlich also das Anlage- und Umlaufvermögen – die Passivseite hingegen dessen Herkunft, u. a. das Eigen- und Fremdkapital sowie Verbindlichkeiten. Die einzelnen Geschäftsvorfälle werden als Buchungssatz verschriftlicht und somit dokumentiert.

Auf den beiden beteiligten Konten – Konto und Gegenkonto – werden dabei die Zu- und Abflüsse je Geschäftsvorfall der entsprechenden Geldmittel verbucht. Am Ende des Geschäftsjahres werden die einzelnen Konten abgeschlossen (= abgerechnet), auf die Gewinn-und-Verlust-Rechnung übertragen (siehe unten) und schließlich die Bilanz abgeschlossen. Dabei entsteht entweder eine Mehrung des Eigenkapitals oder im Negativ-Fall eine Minderung desselben. Dieser Vorgang endet mit der Schlussbilanz, woraus sich letztlich auch die Anfangsbilanz des folgenden Jahres ergibt.

Kontierung bei der doppelten Buchführung

Bei dieser Art der Buchführung gibt es vier verschiedene Arten der Kontierung mit unterschiedlicher Auswirkung auf die Höhe der Bilanzsumme:

  1. Aktivtausch: Hier bleibt die Bilanzsumme unverändert, da lediglich Konten der Aktivseite betroffen sind, z. B. beim Barkauf eines Bürostuhls
  2. Passivtausch: Auch hier ändert sich die Bilanzsumme nicht, da analog zum Aktivtausch bei dieser Buchungsart lediglich die Passivseite beteiligt ist, z. B. Umschuldung eines kurzfristigen in einen langfristigen Kredit.
  3. Aktiv-Passiv-Mehrung Bilanzverlängerung: Die Bilanzsumme erhöht sich, da sich das Bestandskonto auf der Aktivseite mehrt, z. B. Kauf eines Firmengrundstücks gegen Finanzierung.
  4. Aktiv-Passiv-Minderung Bilanzverkürzung: Die Bilanzsumme verringert sich, da die Aktivseite in ihrem Geldbestand vermindert wird, z. B. beim Verkauf eines finanzierten Gebäudes.

Teil der Bilanz ist schließlich auch die sogenannte Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Bei dieser werden die Erträge des Unternehmens am Ende eines Wirtschaftsjahres den entsprechenden Aufwendungen gegenübergestellt. Aus dieser Gegenüberstellung ermittelt man dann Gewinn oder Verlust des Unternehmens – und somit den unternehmerischen Erfolg.

Regeln für die Buchhaltung: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Mit den sogenannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) hat man allgemeingültige Regelungen aufgestellt, die die Buchführung in Deutschland vereinheitlichen und ordnen sollen. Bei Buchführungen in Unternehmen, Inventuren oder beim Jahresabschluss müssen Firmen diese GoB anwenden. Die Grundsätze lassen sich in drei Bereiche unterteilen:

1. Rahmengrundsätze

  • Richtigkeit und Willkürfreiheit (Geschäfte müssen tatsächlich vorgefallen und dokumentiert sein)
  • Klarheit und Übersichtlichkeit (Klare, nachvollziehbare Ordnung der Buchführung)
  • Einzelbewertung (Einzelne Bewertung nach GoB der Vermögensgegenstände)
  • Vollständigkeit (Die Aufzeichnungen müssen zeitgerecht geordnet, vollständig und richtig sein)
  • Wertaufhellung (Zeitgerechte Berichtung von sehr bedeutenden Informationen, die der Unternehmer erst nach Bilanzstichtag erhält, die jedoch für den aktuellen Abschluss von Bedeutung sind)
  • Ordnungsmäßigkeit (Sämtliche Buchungen müssen chronologisch und zeitnah erfolgen)
  • Sicherheit (Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der Archivierung von Unterlagen aus der Buchhaltung)
  • Beleggrundsatz (Für jeden Geschäftsvorgang muss ein nachvollziehbarer Beleg vorhanden sein)

2. Abgrenzungen

  • Realisation (Realisation eines Gewinnes erst nach Zahlungseingang)
  • Imparität (Berücksichtigung von Verlusten bereits bei deren voraussichtlicher Abzeichnung)
  • Periodizität (sämtliche Einnahmen und Ausgaben werden in dem Geschäftsjahr berücksichtigt, in welchem sie entstehen)

3. Bilanzierung

  • Klarheit (Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung, übersichtliche Struktur)
  • Wahrheit (Vollständigkeit aller Geschäftsvorgänge)
  • Kontinuität (langfristige, einheitliche Darstellung der Bilanz)
  • Identität (Schlussbilanz muss mit Eröffnungsbilanz des Folgejahres übereinstimmen)

Sie sollten darauf achten, dass Ihre Buchführung keinerlei formelle Mängel enthält. Sollten die aufgelisteten Grundsätze verletzt werden, kann das Finanzamt die Unterlagen ablehnen.

Wird die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung verletzt, kann das außerdem auch straf- und zivilrechtliche Folgen haben. Im schlimmsten Fall können Steuerschätzung, Steuerstrafverfahren und Bußgelder auf Sie zukommen, die sich vermeiden lassen.

Eine gewissenhafte Dokumentation der Geschäftsvorfälle ist deshalb Pflicht. Wer wenig zeitliche Ressourcen zur Verfügung hat, hat ebenfalls die Option, die Buchhaltung beispielsweise an den Steuerberater oder einen externen Dienstleister auszulagern. Das kostet Geld, spart aber gleichzeitig Zeit und lässt Raum, sich den eigenen Kernkompetenzen zu widmen.

Autor_in: Redaktion selbststaendig.com

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