• +49 228 9550-120

Neue Mitarbeiter einstellen: Wie Selbstständige ihr Team erweitern

© PhotographyByMK/Shutterstock
Neue Mitarbeiter gesucht

Viele Aufträge und Anfragen, aber nicht genügend Kapazitäten – im Grunde eine positive Sache für Selbstständige, denn schließlich ist das Auskommen gesichert. Auftragsspitzen sind gut zu handhaben, wenn sie sich nur über einige Wochen oder einen überschaubaren Zeitraum hinziehen. Ein solcher Dauerzustand ist hingegen nicht förderlich, was die Produktivität anbelangt. Nicht selten suchen sich Selbstständige dann Unterstützung. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie als Unternehmer Ihr Team sinnvoll erweitern, was Sie bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters beachten sollten und welche administrativen Dinge mit der Anstellung eines Beschäftigten einhergehen.

Mitarbeiter einstellen: Vollzeit, Teilzeit oder Minijob?

Bevor es daran geht, sich konkret mit der Personalbeschaffung zu befassen, steht eine wichtige Frage im Zentrum: Wie viel Arbeit ist zu erledigen? Benötigen Sie „nur“ partiell Unterstützung oder eine Arbeitskraft, die Ihnen tatsächlich 35 bis 40 Stunden die Woche unter die Arme greift.

Die Entscheidung für oder wider eine Beschäftigung in Vollzeit hängt in erster Linie von folgenden Punkten ab:

  • Gibt es genügend Arbeit?
  • Wie sind die Prognosen: Wird das so bleiben?
  • Wie entwickelt sich die Konjunktur?

Da Lohnkosten eine feste Konstante in Ihrer Budgetplanung sind und langfristig gedacht werden sollten, ergibt es Sinn, sich verschiedene Beschäftigungsformen vor Augen zu führen. Denn: Nicht jeder Betrieb ist gleich.

Seien Sie sich ebenfalls darüber im Klaren, dass die Löhne und Gehälter nur einen Teil der finanziellen Belastung darstellen. Der andere sind die Lohnnebenkosten, die für alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten anfallen. Dazu zählt der Arbeitgeberanteil der Kranken-, der Renten- und der Arbeitslosenversicherung.

Minijobber: Eine Beschäftigung auf 450-Euro-Basis

Ist nur wenig zu tun, lohnt es sich, darüber nachzudenken, einen Minijobber einzustellen. Ein Minijobber kann übrigens nicht nur im gewerblichen Bereich, sondern auch in einem Privathaushalt beschäftigt werden. Oftmals ist das bei Haushaltshilfen der Fall.

Synonym zum Begriff „Minijob“ wird häufig auch von einer „geringfügigen Beschäftigung“ oder einem 450-Euro-Job gesprochen. Mit letztgenanntem Begriff geht bereits die Besonderheit dieser Anstellungsform einher: Die Beschäftigung ist an eine bestimmte Verdienstgrenze gekoppelt. Diese wird auch „Geringfügigkeitsgrenze“ genannt und liegt bei 450 Euro.

Wer einem Minijob nachgeht, hat die gleichen Arbeitsrechte wie ein Vollzeitbeschäftigter:

  • Urlaubsanspruch
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Anspruch aus Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung bei einem Wegeunfall oder einem Arbeitsunfall

Zudem gilt für Beschäftigte auf 450-Euro-Basis ebenfalls der flächendeckende Mindestlohn von aktuell 9,19 Euro pro Stunde. Sie als Arbeitgeber müssen Ihre geringfügig Beschäftigten zunächst bei der Minijob-Zentrale anmelden und die Abgaben für Ihr Team übernehmen. Diese sind in der Regel recht überschaubar und lassen sich auf der Website der Minijob-Zentrale über den Minijob-Rechner bereits vorab berechnen. So können Sie schon bei der Budgetierung mit genauen Zahlen kalkulieren.

Teilzeitkräfte und Midijobber: Die Beschäftigung in der Gleitzone

Eine weitere Möglichkeit ist die Anstellung eines Midijobbers. Ein Midijob wird auch als sogenannte „Beschäftigung in der Gleitzone“ bezeichnet. Darunter fallen alle Tätigkeiten, bei denen das regelmäßige monatliche Entgelt zwischen 450,01 und 850 Euro liegt.

Wie bei den Minijobs gilt auch beim Midijob: Der Mitarbeiter genießt alle Rechte, was Urlaub, Lohnfortzahlung und gesetzliche Unfallversicherung anbelangt. Gleichzeitig profitieren Midijobber von einem weiteren Aspekt: Sie genießen die volle soziale Absicherung, aber sind nicht verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge in voller Höhe zu zahlen. Das bedeutet für den Arbeitnehmer, dass am Ende des Monats ein höheres Entgelt übrig bleibt.

Auch der Arbeitgeber profitiert von der Einstellung eines Midijobbers insofern, als dass die monatliche Belastung durch Lohnkosten im Vergleich zu einer Vollzeitbeschäftigung wesentlich geringer ausfällt. Außerdem reduziert sich der Arbeitgeberanteil im Vergleich zu einem Minijob, mittlerweile jedoch nur noch geringfügig.

Mitarbeiter in Vollzeit

Insbesondere in Unternehmen, die neue Mitarbeiter in Vollzeit einstellen, muss die Auslastung des Betriebs gewährleistet sein. Wer als Selbstständiger dennoch auf Nummer sicher gehen möchte, hat die Option, neue Mitarbeiter zunächst befristet einzustellen. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn die betriebliche Entwicklung noch nicht vollends absehbar ist.

Eine Befristung ohne Sachgrund ist bis zu maximal zwei Jahre möglich, danach muss der Arbeitnehmer einen unbefristeten Arbeitsvertrag erhalten. Liegt hingegen ein Sachgrund vor, beispielsweise die Vertretung eines Mitarbeiters in Elternzeit, kann die Befristung auch verlängert werden.

Die Probezeit ist eine weitere Möglichkeit, um mehr Flexibilität für Arbeitgeber und -nehmer zu schaffen. Beide Parteien haben so bis zu sechs Monate Zeit, um zu prüfen, ob sie auch wirklich zusammenpassen. In der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist üblicherweise zwei Wochen.

Stichwort Kündigungsschutz: Dieser gilt seit dem 01.01.2004 nur noch für Betriebe, die regelmäßig mehr als zehn Personen beschäftigen. Was heißt das nun für einen Kleinst- oder Kleinbetrieb? In Kleinbetrieben, also solche Unternehmen, die die oben genannte Schwelle nicht überschreiten, kann die Kündigung weiterhin beidseitig sowohl von Arbeitgeber als auch von Arbeitnehmer mit entsprechender Frist erfolgen. Diese gesetzliche Regelung mindert das Risiko für Arbeitgeber, sollte unerwartet doch eine Auftragsflaute herrschen.

Neue Mitarbeiter einstellen: Das ist zu tun

Was im konkreten Fall bei der Einstellung zu tun ist, hängt davon ab, ob Sie zum ersten Mal einen neuen Mitarbeiter einstellen oder ob Sie bereits Arbeitgeber sind.

Betriebsnummer beantragen: Zum ersten Mal Arbeitgeber

Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer anfragen. Die Nummer lässt sich beim Betriebsnummern-Service einfach online beantragen.

Sinnvoll erweist es sich, nach der Beantragung noch rund drei Werktage zu warten, bevor Sie Ihren Mitarbeiter anmelden. Das hat einen einfachen Grund: Bis dahin wurde die Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit bereits an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Die Anmeldung Ihres neuen Beschäftigten lässt sich dann gleich korrekt zuordnen.

Registrierung beim Finanzamt oder nicht?

Geht es um die Anmeldung Ihres ersten Mitarbeiters müssen Sie sich ebenfalls entscheiden: Möchten Sie die Lohnabrechnung – also die Entgeltabrechnung – selbst machen oder auslagern, beispielsweise an den Steuerberater?

Wer sich dafür entscheidet, das selbst zu übernehmen, benötigt eine Registrierung beim Finanzamt. Erst wenn Sie dort registriert sind, können Sie Ihren Beschäftigten anmelden und seine Lohnsteuerdaten abfragen. Eine Ausnahme davon gibt es jedoch: Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen Minijobber, wird die Lohnsteuer pauschal abgerechnet. Sie müssen die Lohnsteuer dann pauschal an die Minijob-Zentrale und nicht an das Finanzamt abführen.

Anmeldung neuer Mitarbeiter: Notwendige Dokumente und Unterlagen

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters geht viel administrativer Aufwand einher. Dieser lässt sich eindämmen, wenn Sie von Ihrem neuen Teammitglied noch vor der Einstellung alle notwendigen Informationen und Unterlagen erhalten.

Ein weiterer Vorteil: Sobald Sie die Unterlagen haben, können Sie überprüfen, ob die Anmeldung korrekt erfolgen kann oder ob es zum Beispiel Ungereimtheiten gibt, die vielleicht im Vorstellungsgespräch nicht thematisiert wurden. Geht der Minijobber bereits einer geringfügigen Beschäftigung nach, rutscht er durch den zweiten Minijob in Ihrem Betrieb beispielsweise in die Gleitzone. Solche Informationen sind für die Anmeldung essenziell.

Ratsam ist es deshalb, einen Personalfragebogen zu entwickeln, in welchem Sie die wichtigen Details abfragen können: So beispielsweise aktuelle Beschäftigungen und die Arbeitsverhältnisse im laufenden Jahr. So können Sie außerdem in Erfahrung bringen, ob es sich bei der Anstellung in Ihrem Betrieb um das Hauptarbeitsverhältnis handelt oder um ein Nebenarbeitsverhältnis, was wiederum auch relevant für die Bestimmung der Steuerklasse ist.

Wichtig sind ebenfalls:

  • Steueridentifikationsnummer
  • Sozialversicherungsausweis
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Bei Schwerbehinderten: Schwerbehindertenausweis
  • Bei Eltern: Nachweis der Elternschaft (insofern sie nicht aus anderen Unterlagen bzw. dem Kinderfreibetrag ersichtlich ist)

Mit den genannten Dokumenten und Unterlagen lässt sich dann die Anmeldung des neuen Mitarbeiters durchführen. Selbstredend sind auch persönliche Daten, wie Adresse, Geburtsdatum und dergleichen wichtig.

Beachten Sie: Um Schwarzarbeit einzudämmen ist in bestimmten Branchen eine Sofortmeldung Ihres Arbeitnehmers bei der Sozialversicherung bzw. bei der Minijob-Zentrale vorgeschrieben. Das ist zum Beispiel im Bau- und Gastgewerbe oder im Bereich der Speditions- und Transportwirtschaft wichtig.

Mitarbeiter einstellen: Selbstständige als Arbeitgeber

Insbesondere all diejenigen, die bislang alleine gearbeitet haben, müssen sich vor Augen führen, dass die Einstellung neuer Mitarbeiter auch neue Aufgaben mit sich bringt. Der Selbstständige ist nicht mehr nur für sich alleine verantwortlich, sondern eben auch für den neuen Mitarbeiter. Das betrifft nicht nur die Auftragslage – also: Ist ausreichend Arbeit da? – sondern auch weitere Aspekte des Arbeitsalltags.

Die Zeit, die man früher für das operative Geschäft nutzen konnte, vermindert sich. Stattdessen nimmt der administrative Aufwand zu. Bis ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet ist, sein volles Potenzial entfalten und somit den Chef unterstützen kann, vergeht außerdem einige Zeit.

Den erhöhten Zeitaufwand für den Bewerbungsprozess, für die Einarbeitungsphase und administrative Aufgaben sollten Sie nicht unterschätzen. Dennoch erweist sich die Arbeit im Team mehr als fruchtbar. Das Unternehmen profitiert nicht nur von einem Know-how-Gewinn, sondern hat langfristig auch mehr Kapazitäten. Das macht einen Betrieb auch für größere Auftraggeber attraktiver. Das Unternehmen schafft so Wachstumspotenziale, nicht nur was die Zahl der Beschäftigten angeht, sondern auch die Umsatzzahlen.

Autor_in: Johanna Wirsing

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
+49 228 9550-120

* Selbstverständlich können Sie den Gratis-Ratgeber auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.