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Kundenbeziehungsmanagement: Mit diesem Schreiben bauen Sie eine prima Kundenbeziehung auf

© fotolia | Fotoledhar

Viele Begleitschreiben sind oft formlos, unpersönlich und von der Sprache her auch nicht ganz richtig. So machen Sie es im Kundenkontakt besser.

Der Klassiker im Kundenbeziehungsmanagement: Ein Kunde bittet Sie darum, ihm Unterlagen zuzusenden. Eigentlich einfach? Von wegen!

Das Problem besteht darin, dass, streng genommen, gar nichts dazu zu schreiben ist. Entsprechend lesen sich die Begleitschreiben. Sie sind oft kurz, formlos und von der Sprache her auch nicht ganz richtig.

Beispiel: „In der Anlage finden Sie …“ Die „Anlage“ ist etwas, das man draußen vor dem Haus hat, der Garten. Aber nichts, was sich mit einem Brief verschicken lässt. Machen Sie es besser und überzeugen Sie Ihre Kunden vom ersten Augenblick an.

 

Ein weiterer Klassiker: „Beiliegend/ Beigefügt sende ich Ihnen …“ Da fragt sich der Empfänger sicher, wer denn da beiliegend oder beigefügt ist.

Ganz anonym und lieblos ist das Begleitschreiben, wenn der Empfänger darauf hingewiesen wird, dass er zum Ansehen des Anhangs den Acrobat Reader benötigt, den er sich unter … herunterladen könne.

Gutes Kundenbeziehungsmanagement vermeidet diese Stolpersteine.

 

So einfach formulieren Sie besser, persönlich und freundlich im Kundenbeziehungsmanagement

Wie wäre es denn, wenn Sie erst mal mit einem Dank einsteigen und Ihre Freude darüber ausdrücken, dass sich der Adressat für Ihre Produkte oder Angebote interessiert: „Danke schön für Ihr Vertrauen“ oder „Wir freuen uns, dass Sie auf unsere langjährige Kompetenz setzen“.

Sie können auch den Hinweis auf das mitgeschickte Angebot zum Anlass nehmen, um Ihren Dank/Ihre Freude auszudrücken: „Wir freuen uns, dass wir Ihnen ein Angebot machen dürfen.“

Oder Sie gehen sogar noch einen Schritt weiter und äußern einen Wunsch: „Ich hoffe, dass unser Angebot über … Sie überzeugen wird.“

Ist Ihnen das zu viel, geht es auch nüchterner und dennoch persönlich: „Sie erhalten mit dieser E-Mail unser maßgeschneidertes Angebot, das wir nach Ihren Wünschen erstellt haben.“

 

Gutes Kundenbeziehungsmanagement zeigt sich auch im schriftlichen Umgang mit den Kunden

Besonders positiv an dieser Variante ist, dass der Empfänger im Mittelpunkt steht: „Sie erhalten …“ Das unterstreicht den Service-Charakter Ihres Kundenbeziehungsmanagements und macht Folgendes deutlich: Der Kunde steht – sogar sprachlich – im Mittelpunkt.

 

Fazit: Oft sind es Standardformulierungen, die dem Verfasser des Schreibens Schwierigkeiten bereiten – gern wird dann auf die Mottenkiste zurückgegriffen. Geben Sie den Kollegen, die solche Standardschreiben aufsetzen, Hilfen an die Hand.

Dadurch können Sie direkt bei diesem ersten Kundenkontakt die Chance am Interesse nutzen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Interessent zum Kunden wird.

 

Vergleich im Kundenbeziehungsmanagement: Zwei Versionen eines Anschreibens

 

Vergleichen Sie die folgende Standardformulierung im Kundenbeziehungsmanagement mit einem individuellen Schreiben – und Sie erkennen den Unterschied:

Version 1:

Sehr geehrter Herr Müller,

in der Anlage übersenden wir Ihnen den gewünschten Prospekt. Sollten Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
XXX

 

Version 2:

Guten Tag, Herr Müller,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Über Ihr Interesse an unseren Produkten haben wir uns sehr gefreut. Mit diesem Schreiben erhalten Sie wie gewünscht unseren aktuellen Prospekt.

In diesem Jahr können wir Ihnen erstmals Bio-Produkte aus der Schweiz anbieten. Sie finden unsere Angebote im Prospekt auf den Seiten 16 bis 25. Schauen Sie doch gleich mal hinein. Haben Sie Fragen? Dann rufen Sie mich doch bitte an. Sie erreichen mich unter der Telefonnummer 0123/45 67 89. Ich freue mich auf Ihren Anruf.

Freundliche Grüßen
XXX

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

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