Arbeitszeiterfassung – das bedeutet das Urteil des EuGH

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Buchführung

Der Europäische Gerichtshof hat in einer aktuellen Entscheidung festgehalten, dass Unternehmer in Zukunft die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfassen müssen. Nur so ist die Einhaltung von Schutzvorschriften für Arbeitnehmer gewährleistet. Gerade das populäre Arbeitszeitmodell der Vertrauensarbeitszeit steht damit vor dem Aus - wir zeigen, was Sie als Unternehmer zum Thema Arbeitszeiterfassung noch wissen sollten.

Das aktuelle Urteil zum Thema Arbeitszeiterfassung durch den Europäischen Gerichtshof macht deutlich: Viele Unternehmen in Deutschland werden in Zukunft ihre Abläufe ändern müssen. Dies liegt vor allem daran, dass die Arbeitszeit nach dem Willen der Richter in Luxemburg ab sofort penibel genau erfasst werden muss. Hintergrund für das Urteil ist der Schutz der Arbeitnehmerrechte – diese sind nur dann vollumfänglich gewährleistet, wenn es ein genaues Protokoll der Arbeitszeit gibt. Wie das aussehen soll und welche Systeme dabei zum Einsatz kommen, ist den Unternehmen dabei weitgehend freigestellt. Der Gesetzgeber hat hierzu keine expliziten Vorgaben gemacht.

Was gilt überhaupt als Arbeitszeit?

Nach § 2 Absatz (1) Arbeitszeitgesetz (kurz: ArbZG) bezeichnet der Begriff Arbeitszeit die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit. Pausen werden dabei nicht mit eingerechnet. Das Arbeitszeitgesetz sieht zudem in § 3 vor, dass die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten darf – Ausnahmen sind hier nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen möglich. Das Arbeitszeitgesetz regelt dazu auch Pausen und Ruhezeiten.

Wird die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten, handelt es sich um Überstunden. Diese unterliegen besonderen Bestimmungen und Vereinbarungen wie zum Beispiel

  • dem Arbeitsvertrag
  • der Betriebsvereinbarung
  • dem Tarifvertrag.
Wichtig zu wissen: Wenn entsprechende Regelungen nicht vorliegen, sind Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet, tatsächlich auch Überstunden zu leisten. Sie können sich sogar weigern, einer entsprechenden Aufforderung des Arbeitgebers nachzukommen.

Das Arbeitszeitgesetz wurde – wie in § 1 der Vorschrift explizit festgehalten – zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer erlassen.

Wie wird bisher die Arbeitszeit in den Unternehmen erfasst?

Bis zum Urteil aus Luxemburg zur Arbeitszeiterfassung haben viele Unternehmer in Deutschland auf den Einsatz von entsprechenden Systemen verzichtet. Die sogenannte Vertrauensarbeitszeit war häufig das Modell der Wahl, wenn es darum ging, die Arbeitsorganisation in geordnete Bahnen zu lenken. Bei diesem Modell steht nicht die zeitliche Anwesenheit des Mitarbeiters im Vordergrund, sondern die Erledigung von vorher vereinbarten Aufgaben. Dabei ist es grundsätzlich dem Arbeitnehmer überlassen, wie er sich die Arbeit aufteilt, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Damit unterscheidet sich die Vertrauensarbeitszeit deutlich von anderen Arbeitszeitmodellen.

  • Gleitzeit: Durch das Modell der Gleitzeit kann der Arbeitnehmer den Beginn und das Ende der Arbeitszeit selbst bestimmen. Das Gleitzeitmodell findet in vielen Unternehmen Anwendung, da Arbeitnehmer ganz besonders von der Möglichkeit profitieren, nicht minutengenau am Arbeitsplatz erscheinen zu müssen. Andererseits bietet das Gleitzeitmodell auch viel Flexibilität: In der Regel ist gerade die Erreichbarkeit für Kunden und Geschäftspartner deutlich optimaler als in anderen Arbeitszeitmodellen.
  • Schichtarbeit: Die Schichtarbeit ist eins der ältesten Modelle zur Arbeitsorganisation. Sie ist – abhängig vom jeweiligen Beruf – oft nicht ersetzbar und wird daher auch heute noch gerne genutzt. Ob Industrie oder Öffentlicher Dienst: Schichtarbeit ist gerade auch in den Bereichen gefragt, in denen Nachtarbeit eine Rolle spielt.
  • Homeoffice: Die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer auch in den eigenen vier Wänden die anfallenden Aufgaben zuverlässig und termingerecht erledigen können, hat zu einer deutlichen Zunahme der Beschäftigten im sogenannten Homeoffice gesorgt. Insbesondere für Elternteile, die nach der Erziehungszeit im Job wieder anknüpfen wollen, bietet das Homeoffice die Option, Arbeit und Privatleben harmonisch miteinander zu verbinden.

Der Gesetzgeber überlässt es den Unternehmen, geeignete Methoden zur Arbeitszeiterfassung im Betrieb zu implementieren.

Methoden zur Arbeitszeiterfassung

Auch unabhängig von dem aktuellen Urteil des Europäischen Gerichtshofes verpflichtet der Gesetzgeber in § 16 ArbZG die Unternehmer dazu, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die entsprechenden Nachweise sind für einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren. Hintergrund der Regelung ist vor allem die Überlegung, dass es zu keiner Überschreitung der gesetzlich zulässigen Arbeitszeit kommt. Die Kontrolle mittels Arbeitszeiterfassung kann hier eine erste wirksame Maßnahme darstellen.

Arbeitszeiterfassung durch schriftliche Dokumentation

Gerade in kleineren Betrieben mit wenig Mitarbeitern ist die schriftliche Dokumentation häufig das Mittel der Wahl zur Arbeitszeiterfassung. Hier kommen regelmäßig Formulare zum Einsatz, die von den Mitarbeitern einfach per Hand ausgefüllt werden und in der Regel vom direkten Vorgesetzten kontrolliert und abgezeichnet werden.

Wichtig zu wissen: Unabhängig von der konkreten Zeiterfassungsmethode ist der Nachweis gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von zwei Jahren aufzubewahren – das gilt nicht nur bei digitalen Dokumentationen, sondern auch bei handschriftlich ausgefüllten Formularen oder Vordrucken.

Arbeitszeiterfassung durch Dateneingabe

Je größer der Betrieb, desto umfangreicher das Personal – das macht auch ein Umdenken bei der Dokumentation der Arbeitszeit nötig. Anstelle der schriftlichen Erfassung hat daher in vielen Betrieben die digitale Dateneingabe die Aufgabe der Formulare und Vordrucke übernommen. Dabei kommt in der Regel ein Gerät bzw. ein Terminal zum Einsatz, über das Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst werden.

Welche Arbeitszeiterfassung passt zu meinem Betrieb?

Für Unternehmer, dem die Organisation für mehrere Arbeitnehmer obliegt, ist die Wahl der richtigen Methode zur Arbeitszeiterfassung von übergeordneter Bedeutung. Sie sorgt zum einen dafür, dass Sie als Selbständiger den gesetzlichen Dokumentationspflichten nachkommen. Zum anderen gewährleistet die richtige Methode zur Arbeitszeiterfassung aber auch, dass Ihre Mitarbeiter vor dem Überschreiten der gesetzlich zulässigen Arbeitszeit geschützt sind. Dies liegt sowohl in Ihrem Interesse als auch im Interesse der Arbeitnehmer. Der Grund: Überstunden, die über Wochen oder Monate gehen, stellen eine Gefährdung für die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der eigenen Mitarbeiter dar.

Bei der Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Modell sollten die verschiedenen Faktoren miteinbezogen werden, die sich auf die Arbeitszeiterfassung auswirken. Das ist zum Beispiel:

  • Art des Betriebes (Büro oder Produktion? Dienstleistung oder Ladengeschäft?)
  • Organisation innerhalb des Betriebes (Kleinbetrieb oder großes Unternehmen? Franchise oder Filiale einer Kette?)
  • Arbeitszeitmodell innerhalb des Betriebes (Gleitzeit oder Schichtdienst? Vertrauensarbeitszeit oder Homeoffice?)

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Gerade in den Zeiten der DSGVO steht für alle Unternehmen der Datenschutz ganz oben auf der Prioritätenliste. Das gilt auch bei allen Fragestellungen rund um Personalangelegenheiten. Das Thema Arbeitszeiterfassung verlangt nach den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung ebenfalls ein besonderes Augenmerk. Alle erfassten Daten – ob digital oder analog – zählen nämlich nach Art. 4 der DSGVO zu den sogenannten personenbezogenen Daten. Der europäische Gesetzgeber stuft sie als besonders schützenswert ein.

Wichtig zu wissen: Die Verarbeitung von Daten ist nur zu dem Zweck gestattet ist, für den sie ursprünglich erhoben wurden. Das sorgt dafür, dass sich die Einhaltung der DSGVO in den Betrieben oft als problematisch erweist. Hier kann es schnell zu einem Missbrauch und damit zu einem Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben kommen, wenn die erhobenen Daten nicht nur genutzt werden, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu bestimmen, sondern um zum Beispiel Bewegungsprofile o. ä. zu erstellen.

Wie lässt sich das Urteil des EuGH im Unternehmen umsetzen?

Zumindest unter das Modell der Vertrauensarbeitszeit hat das Urteil des Europäischen Gerichtshofes einen Schlussstrich gezogen. Dieses ist nach der Maßgabe des Urteils so nicht mehr anwendbar. Unternehmen sind jetzt in der Pflicht, neue Arbeitszeitmodelle zu entwickeln. Die Richter sehen in einer mangelnden Protokollierung vor allem die Gefahr, dass Arbeitnehmer aus dem Schutzbereich der nationalen Gesetze herausfallen.

Natürlich muss das Urteil in Bezug auf die oft geforderte Flexibilität von Arbeitnehmern auch kritisch hinterfragt werden. Gerade in den Bereichen, in denen Mitarbeiter im Homeoffice tätig sind oder im Außendienst für das Unternehmen unterwegs sind, ist eine genaue Protokollierung oft schwierig. Gleiches gilt für Tätigkeiten, die ein Arbeitnehmer häufig „nebenbei“ erledigt. Ob E-Mail, Telefonat oder Einkauf – auch diese Aufgaben im Dienste des Unternehmens müssen nun als Arbeitszeit gelten.

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