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Selbstständig: So lohnt sich der Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht

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Verschenken Sie in Sachen Umsatzsteuer kein Geld! Jeweils zum 1. Januar eines Jahres werden die Karten auch für Selbstständige neu gemischt.

Kleingewerbe (im Sinne des HGB) und Kleinunternehmer (im Sinne des UStG) sind 2 verschiedene Begriffe mit unterschiedlichen Rechtsfolgen, die schnell verwechselt werden, mit einschneidenden Konsequenzen. Nach § 19 UStG sind Sie Kleinunternehmer, wenn Ihr Gesamtumsatz (brutto) im letzten Kalenderjahr 17.500 € nicht überschritten hat und im neu beginnenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € betragen wird.

Aber Achtung: Kleingewerbetreibende können umsatzsteuerpflichtig werden! Solange Sie Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind, berechnen Sie Ihren Kunden keine Umsatzsteuer. Andererseits gilt: Sie selbst bekommen die Umsatzsteuer, die Sie an andere Unternehmer zahlen, auch nicht vom Finanzamt erstattet. Insgesamt haben Sie mit den komplizierten Regeln des Umsatzsteuerrechts wenig zu tun. Sie brauchen z.B. keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben.

Das bedeutet die Umsatzsteuerpflicht für Selbstständige

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, unterliegen Ihre Umsätze der gesetzlichen Umsatzsteuer, die derzeit in Deutschland je nach Art des Umsatzes meist 19 % oder 7 % beträgt. Sie schlagen also auf das Entgelt für Ihre Lieferung oder Leistung 19 % oder 7 % auf, die der Kunde zusätzlich zahlt, und führen diese Umsatzsteuer an den Fiskus ab.

Zugleich erhalten Sie die Umsatzsteuer, die andere Unternehmer Ihnen für Ihre betrieblichen Einkäufe ordentlich in Rechnung gestellt haben (= Vorsteuer), vom Fiskus erstattet. Die Beträge, die Sie an den Fiskus abführen, und die, die Sie erstattet bekommen, rechnen Sie selbst aus und geben dazu Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.

Steuern als Selbstständiger: Prüfen Sie jetzt Ihren Status

Ihr Finanzamt informiert Sie nicht darüber, ob Sie (weiterhin) Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig sind. Ob Ihr Status wechselt, haben Sie jedes Jahr Anfang Januar selbst zu prüfen.

Hinzu kommt: Selbst wenn Sie vom Gesetz her als Kleinunternehmer gelten, kann es sinnvoll sein, dass Sie freiwillig die Umsatzbesteuerung wählen (in der Fachsprache heißt das: „zur Umsatzsteuer optieren“). Das bringt zwar bürokratischen Aufwand mit sich, kann aber ein großer finanzieller Vorteil für Sie sein. Der Status „Kleinunternehmer“ oder „umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer“ gilt immer für das volle Kalenderjahr. Ein Wechsel im Laufe eines Jahres ist nicht möglich.

Mit den folgenden 4 Schritten kommen Sie zu der in Ihrem persönlichen Fall korrekten und wirtschaftlich besten Entscheidung.

Schritt 1: Erfassen Sie Ihren Gesamtumsatz des vergangenen Jahres

Die 1. Bedingung damit Sie als Kleinunternehmer gelten können, lautet: Sie haben im vergangenen Jahr nicht mehr als 17.500 € Gesamtumsatz gemacht. Ihr Gesamtumsatz ist – vereinfacht ausgedrückt – das Brutto-Entgelt für Ihre Lieferungen und Leistungen im betreffenden Jahr (§ 19 Abs. 3 UStG; R 251 Abs. 4 UStR).Davon ziehen Sie ab:

  • im Gesetz genau festgelegte steuerfreie Umsätze (z.B. Umsätze aus Tätigkeiten als Arzt, Heilpraktiker oder Physiotherapeut)
  • gesetzlich genau definierte Hilfsumsätze (z.B. solche aus einer Kreditvermittlung, wenn diese nicht Hauptgegenstand Ihres Unternehmens ist)
  • Umsätze aus dem Verkauf oder der Entnahme von Anlagevermögen

Solange Sie Kleinunternehmer sind, addieren Sie die Beträge zum Gesamtumsatz, den Sie im vergangenen Jahr eingenommen haben. Sind Sie hingegen umsatzsteuerpflichtig und prüfen, ob Sie wieder Kleinunternehmer werden können? Dann gilt:

  • Versteuern Sie Ihre Umsätze nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Besteuerung), zählen die Brutto-Umsätze, die Sie eingenommen haben.
  • Versteuern Sie Ihre Umsätze hingegen nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung), legen Sie die vereinbarten Brutto-Umsätze zugrunde – unabhängig davon, wann Sie das Geld einnehmen.

Schritt 2: Planen Sie Ihren Gesamtumsatz für das laufende Jahr

Beträgt Ihr tatsächlicher Gesamtumsatz im alten Jahr nicht mehr als 17.500 €, betrachten Sie den 2. Grenzwert: Schätzen Sie, ob Sie im laufenden Jahr ab Januar mehr als 50.000 € Gesamtumsatz machen werden. Wenn nicht, dürfen Sie bei der Kleinunternehmer-Regelung bleiben bzw. wieder zum Kleinunternehmer werden. Wenn doch, werden bzw. bleiben Sie ab 1. Januar umsatzsteuerpflichtig.

Dabei gilt: Ob Sie dann tatsächlich mehr als 50.000 € einnehmen werden oder nicht, ist für die Einstufung unerheblich – es kommt nur auf die glaubwürdige und realistische Schätzung nach den Verhältnissen zu Beginn des Jahres an (BFH, 7.3.1995, Az. XI R 51/94).

Schritt 3: Treffen Sie die richtige Entscheidung für das aktuelle Jahr

 

Fall 1: Sie halten einen oder beide Grenzwerte nicht ein

Haben Sie bereits im Vorjahr mehr als 17.500 € Gesamtumsatz gemacht? Oder planen Sie für das aktuelle Jahr einen Gesamtumsatz von mehr als 50.000 €? Dann sind Sie ab diesem Jahr umsatzsteuerpflichtig. Daran ist nicht zu rütteln.

Fall 2: Sie halten beide Grenzwerte ein und wollen dieses Jahr noch Kleinunternehmer sein

Halten Sie beide Grenzwerte ein, können Sie weiterhin umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer bleiben oder das wieder werden. Müssen Sie nichts umstellen, bleibt alles wie bisher: Sie weisen in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und ziehen auch keine Vorsteuer.  Waren Sie im Vorjahr umsatzsteuerpflichtig, stellen Sie Ihr System ab 1. Januar um. Das klappt nur sofern Sie in den ersten Tagen des Jahres noch keine Ein- und Ausgaben erzielt haben. Sonst unbedingt für Ende des laufenden Jahres vornehmen.

Fall 3: Sie halten beide Grenzwerte ein, wählen für 2017 aber freiwillig die Umsatzbesteuerung

Sie könnten in diesem Jahr Kleinunternehmer sein oder werden? Dann überlegen Sie: Ist dieser Status wirtschaftlich sinnvoll für mich? Wenn nicht, dürfen Sie freiwillig die Umsatzbesteuerung wählen. Ob Ihnen das zu empfehlen ist, hängt wesentlich von Ihrer persönlichen Situation ab. Als Wahl der Umsatzbesteuerung versteht es der Fiskus, wenn Sie

  • im Fragebogen zur Unternehmensgründung zwar Ihren Gesamtumsatz im Gründungsjahr mit weniger als 17.500 € schätzen, aber ankreuzen, dass Sie gemäß § 19 Abs. 2 UStG Umsatzsteuer erheben wollen
  • dem Finanzamt durch ein formloses Schreiben mitteilen, dass Sie zur Umsatzsteuer optieren („Hiermit erkläre ich, dass ich ab 1.1.20.. auf die Kleinunternehmer- Regelung nach § 19 UStG verzichte.“),
  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen einreichen oder
  • als bisher umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer weiterhin Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen.
Achtung: Wählen Sie freiwillig die Umsatzbesteuerung und wird die Steuerfestsetzung unanfechtbar, sind Sie 5 Jahre lang daran gebunden. Das gilt auch, wenn Sie Jahr für Jahr die 17.500-€- und die 50.000€-Grenze nicht überschreiten. Damit soll verhindert werden, dass Sie sich den Vorteil des Vorsteuerabzugs nur für ein Jahr sichern, in dem Sie besonders hohe Investitionen tätigen. Die 5-Jahres-Frist gilt nicht, wenn Sie nicht freiwillig, sondern wegen Überschreitens eines Grenzwerts von der Kleinunternehmer-Regelung zur Umsatzbesteuerung wechseln müssen. Im Extremfall, nämlich wenn Ihr Gesamtumsatz ständig um die Grenze von 17.500 € herum schwankt und Sie nicht freiwillig zur Umsatzsteuer optieren, kann sich Ihr Status also jedes Jahr verändern.

Schritt 4: So bewältigen Sie den Systemwechsel hin oder zurück

Meist werden Sie von der Kleinunternehmer-Regelung zur Umsatzbesteuerung wechseln, gegebenenfalls auch einmal zurück. Beschäftigen müssen Sie sich beim Übergang vor allem mit 2 Fragen:

 

1. Ab wann führen Sie Umsatzsteuer ab und erhalten Sie Vorsteuer erstattet?

Umsatzsteuer führen Sie auf Umsätze ab, die Sie in einem Jahr machen, in dem Sie kein Kleinunternehmer sind. Es kommt entscheidend darauf an, wann Sie eine Lieferung oder sonstige Leistung „ausführen“. Eine Lieferung gilt als ausgeführt, wenn die Verfügungsmacht und das wirtschaftliche Eigentum auf den Kunden übergegangen sind (= Lieferzeitpunkt).

Eine sonstige Leistung (z.B. handwerkliche Arbeiten, Dienstleistungen) gilt mit Vollendung der Leistung als ausgeführt, das heißt am letzten Tag der Leistung – egal, wann der Kunde sie abnimmt. Entsprechendes gilt für die Vorsteuer: Die erhalten Sie erstattet, wenn Ihr Geschäftspartner die Lieferung oder Leistung, über die er Ihnen eine Rechnung ausstellt, in einem Jahr ausgeführt hat, in dem Sie kein Kleinunternehmer sind.

 

2. Dürfen Sie beim Wechsel eine Vorsteuerberichtigung vornehmen?

Als Unternehmer kaufen Sie Wirtschaftsgüter und sonstige Leistungen ein, die Sie auf Dauer oder einmalig zur Ausführung Ihrer Umsätze verwenden. Das sind z.B. Büromöbel, PC, Drucker und Fax, Maschinen, Waren zum Weiterverkauf etc., aber auch Beratungs- und Reparaturleistungen. Sie bekommen die Vorsteuer erstattet, sofern Ihre Umsätze, die Sie mithilfe der Anschaffungen tätigen, der Umsatzsteuer unterliegen.

Sind Ihre Umsätze steuerfrei, weil Sie die Kleinunternehmer- Regelung nutzen, gibt es den Vorsteuerabzug nicht. Ändern sich aber im Laufe der Jahre die Verhältnisse, die ursprünglich für Ihren Vorsteuerabzug maßgeblich waren, haben Sie die Vorsteuer eventuell zu korrigieren. Wie eine Vorsteuerberichtigung in der Praxis auszusehen hat, regelt § 15a UStG.

Grob gesagt gilt: Sobald Sie (zwangsweise oder freiwillig) zur Umsatzbesteuerung wechseln, dürfen Sie für Anschaffungen der Vorjahre eine Vorsteuerberichtigung gemäß § 15a UStG zu Ihren Gunsten vornehmen. Beim Wechsel von der Umsatzsteuerpflicht zur Kleinunternehmer-Regelung kann hingegen eine Vorsteuerberichtigung zu Ihrem Nachteil in Betracht kommen.

 

Beachten Sie: Mit der Vorsteuerberichtigung haben Sie allerdings bei solchen Wirtschaftsgütern und Leistungen nichts zu tun, bei denen die Vorsteuer nicht mehr als 1.000 € ausgemacht hat, die also einzeln nicht mehr gekostet haben als 14.285 € netto bei 7 % USt. bzw. 5.263 € netto bei 19 % USt.

 

 

Autor_in: Redaktionsteam „selbststaendig.com“

 

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